Планування маршрутів для дистрибуції фармацевтики й медичних товарів

Як виглядає день планувальника у фармацевтичній і медичній дистрибуції?

Маршрут із медичними товарами поєднує дуже різних клієнтів: районні аптеки, що приймають товар зранку, поки не зібралася черга, клініки, що приймають доставки лише між прийомами, лікарняні склади з пунктом приймання й суворим часом закриття, а також будинки догляду, де розписатися має медсестра. Багато замовлень невеликі й цінні, а деякі — термінові. Завдання планувальника — вмістити їх у кілька маршрутів, не пропустивши жодного вікна й не змушуючи водія вгадувати, хто має право розписатися.

Тиск виникає після доставки не менше, ніж до неї. Коли аптека каже, що коробка так і не надійшла, офісу потрібна підписана накладна, ім’я людини, яка її прийняла, час доставки й, бажано, де був водій, коли клієнт розписувався. Повернення — прострочений товар, не ті позиції, пошкоджене пакування — треба фіксувати на зупинці, і вони мають дійти до того, хто з ними працює.

Нарешті, дистриб’ютор має тримати в порядку власне господарство: посвідчення водіїв, техогляди транспортних засобів і дозволи на перевезення з охолодженням мають строки дії, а водіїв у дорозі офіс має бачити в реальному часі, коли клієнт телефонує й питає, де доставка.

Які можливості OptiRoutes найважливіші для фармацевтики й медичних товарів?

• Цифровий підпис накладної. Клієнт підписує накладну в застосунку водія, додаючи до трьох фото, примітки й повернення. Коли замовлення не має власного файлу накладної, клієнт підписує порожній шаблон накладної компанії. Див. підтвердження доставки.
• Обов’язкові ім’я отримувача й підпис. Для кожного водія можна вимагати ім’я отримувача, підпис, фото накладної чи звіт про піддони. Поки обов’язковий пункт не виконано, водій не може завершити доставку.
• Підписи з геолокацією. «Блокувати підписання, коли GPS вимкнено» гарантує, що кожен підпис має місцезнаходження. «Блокувати підписання, якщо файл оригінальної накладної відсутній» змушує клієнтів підписувати лише оригінальну накладну.
• Підписані накладні електронною поштою. Три адреси отримання: кожен підпис, підписи з приміткою й підписи з поверненнями. Накладні надсилаються з власного акаунта Gmail компанії.
• Обов’язкова причина недоставлення. Водій не може завершити звіт про недоставлення без причини, обраної з короткого списку підготовлених вами приміток.
• Часові вікна й тривалість зупинок. Вікна для кожного клієнта й дня тижня, тривалість зупинки для кожного клієнта з довгою процедурою приймання й метод перестановки, що враховує вікна.
• Розподіл у реальному часі. Стежте на карті за маршрутом кожного водія, зупинками по черзі, фактичним часом прибуття й статусом кожної зупинки: доставлено, не доставлено або доставлено з винятком.
• Повідомлення клієнтам про прибуття. SMS з орієнтовним часом прибуття, за бажанням — із посиланням на сторінку, де видно, коли має приїхати водій. Див. сповіщення клієнтів.
• Посвідчення й перевірки. Строки дії посвідчення водія, техогляду, дозволу на перевезення з охолодженням і перевірки підйомного борту зберігаються для кожного водія (без автоматичних нагадувань).

Як довести доставку, коли клієнт її оскаржує?

Почніть із замовлення. На екрані розподілу в реальному часі зупинка, закрита з накладною, має значок документа, що відкриває файл POD. Звіти водіїв про доставки показують, про що водій звітував на кожній зупинці, а версія з товарами відкриває підписану накладну. Для самого маршруту історія поїздок показує фактично пройдений шлях суцільною лінією поруч із плановим маршрутом пунктиром, із часом і швидкістю в точках уздовж шляху.

Для повного архіву архів POD на екрані водіїв завантажує одним ZIP-файлом усі підписані документи доставки компанії за обраний день. Підписані накладні також можна надсилати електронною поштою одразу після підписання або забирати через Files API.

Як термінові замовлення вписуються в уже сплановані маршрути?

Термінове замовлення можна додати прямо в маршрут із меню маршруту — замовлення, замовлення на забір чи завдання, — якщо маршрут не зафіксовано. Коли надходить пакет нових замовлень, планування спершу запитує, куди їх поставити: у нові маршрути, до нерозподілених зупинок для ручного розміщення, у найближчий відкритий маршрут або однаково у відкриті й зафіксовані маршрути. Маршрути, що вже виїхали, можна зафіксувати, щоб ніщо їх не змінило.

Додавши зупинку, переставте маршрут, щоб перерахувати час прибуття. Якщо клієнти маршруту отримують повідомлення про прибуття, повідомлення з меню маршруту надходить кожному клієнтові маршруту з його власним орієнтовним часом прибуття. Коли водій самостійно пропускає зупинку й переходить до пізнішої, необов’язковий SMS-звіт одразу повідомляє керівників, тож офіс може попередити клієнта до того, як той зателефонує.

Які KPI варто відстежувати фармацевтичному дистриб’ютору?

Умовний приклад із вигаданими цифрами для дистриб’ютора медичних товарів із 6 маршрутами на день. Це не опис результатів жодного клієнта OptiRoutes.

Як почати?

Завантажте PDF вашої порожньої накладної як шаблон для підпису, увімкніть цифровий підпис і оберіть, які поля водій і клієнт бачать під час підписання. Потім задайте обов’язкові пункти для кожного водія й адреси електронної пошти для підписів. Спробуйте безкоштовно протягом 3 днів, до 50 адрес на день, без картки.

Поширені запитання