Ruttplanering för distribution av läkemedel och sjukvårdsmaterial

Hur ser en planerares dag ut inom läkemedels- och sjukvårdsdistribution?

En rutt med sjukvårdsmaterial blandar mycket olika kunder: apotek som tar emot på morgonen innan kön byggs upp, vårdcentraler som bara tar emot leveranser mellan besöken, sjukhusförråd med en godsmottagning och en strikt sista tid, och äldreboenden där en sjuksköterska måste signera. Många beställningar är små och värdefulla, och vissa är brådskande. Planerarens uppgift är att få in dem i några få rutter utan att missa ett tidsfönster och utan att föraren behöver gissa vem som får signera.

Trycket kommer lika mycket efter leveransen som före. När ett apotek säger att en kartong aldrig kom fram behöver kontoret den signerade följesedeln, namnet på den som tog emot, tidpunkten för leveransen och helst var föraren befann sig när kunden signerade. Returer – utgångna varor, fel artiklar, skadade förpackningar – måste registreras vid stoppet och nå den som hanterar dem.

Slutligen måste distributören hålla ordning i sin egen verksamhet: förarnas körkort, fordonsbesiktningar och kylgodkännanden har utgångsdatum, och förarna ute på vägen måste synas för kontoret i realtid när en kund ringer och frågar var leveransen är.

Vilka funktioner i OptiRoutes är viktigast för läkemedel och sjukvårdsmaterial?

• Digital signatur på följesedeln. Kunden signerar följesedeln i förarappen, med upp till tre foton, anmärkningar och returer. När en beställning saknar egen följesedelsfil signerar kunden en tom mall av företagets följesedel. Se Leveransbevis.
• Obligatoriskt mottagarnamn och signatur. Kräv per förare mottagarens namn, en signatur, ett foto av följesedeln eller en pallrapport. Ett obligatoriskt moment hindrar föraren från att slutföra leveransen tills det är gjort.
• Signaturer med position. ”Blockera signering när GPS är av” ser till att varje signatur har en position. ”Blockera signering när originalfilen för följesedeln saknas” gör att kunderna bara signerar den ursprungliga följesedeln.
• Signerade följesedlar via e-post. Tre mottagaradresser: varje signatur, signaturer med anmärkning och signaturer med returer. Följesedlarna skickas från företagets eget Gmail-konto.
• Obligatorisk orsak vid utebliven leverans. Föraren kan inte slutföra en rapport om utebliven leverans utan en orsak, vald ur en kort lista med färdiga anmärkningar som du förbereder.
• Tidsfönster och stopptider. Tidsfönster per kund och veckodag, en stopptid per kund för långa mottagningsrutiner och en sorteringsmetod som följer fönstren.
• Distribution i realtid. Följ varje förares rutt på kartan, stoppen i ordning, den faktiska ankomsten och varje stopps status: levererat, inte levererat eller levererat med avvikelse.
• Ankomstmeddelanden till kunderna. Ett SMS med beräknad ankomsttid, om du vill med en länk till en sida som visar när föraren bör vara framme. Se Kundaviseringar.
• Körkort och besiktningar. Utgångsdatum för körkort, fordonsbesiktning, kylgodkännande och kontroll av bakgavellyft sparas per förare (inga automatiska påminnelser).

Hur bevisar du en leverans när en kund ifrågasätter den?

Börja med beställningen. På skärmen Distribution i realtid har ett stopp som stängts med en följesedel en dokumentikon som öppnar POD-filen. Förarnas leveransrapporter visar vad föraren rapporterade vid varje stopp, och versionen med artiklar öppnar den signerade följesedeln. För själva rutten visar resehistoriken den faktiskt körda sträckan som en heldragen linje bredvid den streckade planerade rutten, med tid och hastighet vid punkter längs vägen.

För ett fullständigt arkiv laddar POD-arkivet på förarskärmen ned alla företagets signerade leveransdokument för den dag du väljer som en enda ZIP-fil. Signerade följesedlar kan också mejlas när de signeras, eller hämtas via fil-API:t.

Hur passar brådskande beställningar in i rutter som redan är planerade?

En brådskande beställning kan läggas till direkt i en rutt från ruttmenyn – en beställning, en upphämtningsbeställning eller en uppgift – så länge rutten inte är låst. När ett antal nya beställningar kommer in frågar planeringen först vart de ska: till nya rutter, till de ej tilldelade stoppen för manuell placering, till närmaste öppna rutt eller till både öppna och låsta rutter. Rutter som redan har åkt kan låsas så att ingenting ändrar dem.

När du har lagt till ett stopp, sortera om rutten för att räkna om ankomsttiderna. Om kunderna på rutten får ankomstmeddelanden går meddelandet från ruttmenyn till varje kund på rutten med kundens egen beräknade ankomst. När en förare hoppar över ett stopp på eget initiativ och går vidare till ett senare meddelar en valfri SMS-rapport cheferna direkt, så att kontoret kan informera kunden innan kunden ringer.

Vilka nyckeltal bör en läkemedelsdistributör följa?

Ett illustrativt exempel med påhittade siffror för en distributör av sjukvårdsmaterial med 6 rutter om dagen. Det beskriver inte resultaten hos någon kund till OptiRoutes.

Hur kommer du igång?

Ladda upp en PDF av din tomma följesedel som signeringsmall, aktivera den digitala signaturen och välj vilka fält föraren och kunden ser under signeringen. Ange sedan de obligatoriska momenten per förare och e-postadresserna för signaturer. Prova gratis i 3 dagar, upp till 50 adresser per dag, utan kort.

Vanliga frågor