Ruttplanering för distribution med betalning vid leverans

Hur ser en dag ut i en verksamhet med betalning vid leverans?

I många distributionsföretag betalar en del av kunderna fortfarande föraren: små livsmedelsbutiker, kiosker, torgstånd och restauranger som betalar kontant eller med check vid leverans. De pengarna är en del av rutten. Föraren måste veta vilka kunder som betalar, hur mycket var och en är skyldig och vad som gäller när en kund betalar för lite eller senare. Utan ett system finns allt detta på papperslappar i hytten.

Kontoret har den svårare delen. När förarna kommer tillbaka måste någon ta emot var och en: räkna pengarna, kontrollera checkarna, jämföra dem med det som skulle betalas, samla in de signerade följesedlarna och de returnerade pallarna och ta reda på varför rutt 4 saknar några hundralappar. Sedan lämnar trafikledaren över dagens kontanter till ekonomi, ekonomi räknar det som tagits emot från alla trafikledare och redovisningen vill ha en rapport per dag, per förare och per månad.

Varje steg är ett tillfälle för en differens som ingen kan förklara en vecka senare. Målet är enkelt: varje belopp registreras en gång, vid källan, och varje differens får en orsak och ett namn.

Vilka funktioner i OptiRoutes är viktigast vid betalning vid leverans?

• Kontantkunder efter namn. En kund vars namn innehåller ordet för kontant – på ditt språk eller på hebreiska – är en kontantkund och markeras med en valutasymbol i förarens stopplista. Inget annat behöver ställas in.
• Inkasseringsavisering vid ankomst. När föraren markerar ankomst hos en kontantkund öppnas en avisering med beloppet att betala enligt beställningen. Utan pris på beställningen visar aviseringen ”belopp okänt”, och föraren anger det som togs emot.
• Kontanter, checkar och en orsak till varje differens. Inkasseringsskärmen tar emot kontanter, checkbelopp, antal checkar och en fri anteckning. När det inkasserade beloppet skiljer sig från beloppet att betala kräver appen en orsak från din lista över anmärkningar för kassadifferenser.
• Deklaration vid dagens slut. Appen visar totalerna enligt rapporterna, och föraren deklarerar vad som faktiskt lämnas in. Rutten får sedan status ”väntar på avslut” i kassan.
• Kassan. En daglig översikt med varje rutt, dess belopp, fem kontroller – pengar, pallar, följesedlar, POD och leverans – och dess status: inte tillbaka, väntar på avslut, utkast, stängd, stängd med avvikelse, kräver åtgärd. Se Kontanter och dagsavslut.
• Ta emot föraren kund för kund. Per kund: dokumenten med en V-knapp per kontroll (till exempel en röd stämpel), mottagna kontanter och checkar mot förarens rapport och den aktuella differensen.
• Avslut för trafikledare och ekonomi. Trafikledaren stänger sin dag och lämnar över kontanter och checkar till ekonomi; ekonomi stänger ekonomidagen mot varje trafikledares överlämning för datumet.
• Kvitton och bekräftelser via e-post. När dagen är stängd får varje betalande kund ett kvitto med belopp, datum och rutt, och föraren får en bekräftelse på inlämningen.
• Rapporter för redovisningen. En periodrapport över alla avslut med delsummor per dag och CSV-export, och en tabell över ekonomins avslut med totaler.

Vad händer när en stängd dag visar sig vara fel?

En stängd dag är skrivskyddad. Bara en chef kan öppna den igen, med en skriftlig motivering; dagen återgår till utkast med de aktuella siffrorna, och vem som öppnade den, när och varför sparas i avslutets anteckningar. En ekonomianvändare kan stänga men inte öppna igen. När ekonomidagen för ett datum är stängd kan inget trafikledaravslut för det datumet ändras förrän en chef först har öppnat ekonomidagen igen. Varje avslut sparar vem som stängde det, när, vem som tog emot föraren samt varje belopp, orsak och anteckning.

Rollerna håller isär arbetet: ekonomi hamnar i kassan efter inloggning och uppdaterar ekonomins avslut; en trafikledare tar emot förare och stänger sin egen dag och ser ekonomidelen som skrivskyddad; en chef gör allt; planerare ser inte kassan.

Hur lämnar trafikledaren över kontanterna till ekonomi?

När trafikledaren har tagit emot sina förare stänger hen sin egen dag: hur mycket kontanter, hur mycket i checkar och hur många checkar som lämnas över till ekonomi. Korten visar vad som togs emot från de förare som stängts det datumet, rutter som ännu inte tagits emot listas i rött och en differens kräver en skriftlig orsak. ”Stäng till redovisningen” lämnar över exakt det som togs emot från förarna i dag och stänger trafikledarens dag med ett tryck.

Ekonomi rapporterar sedan vad som faktiskt togs emot i ekonomins dagsavslut – ett per dag, mot varje trafikledares överlämning för datumet. En månadsrapport till revisorn är en enda CSV-export från tabellen över ekonomins avslut, med kontanter och checkar var för sig, antal, differenser och orsaker.

Vilka nyckeltal bör en verksamhet med betalning vid leverans följa?

Ett illustrativt exempel med påhittade siffror för en distributör vars 10 förare tar emot kontanter dagligen. Det är inget påstående om någon kund till OptiRoutes.

Hur kommer du igång med betalning vid leverans i OptiRoutes?

Lägg till ordet för kontant i dina kontantkunders namn, sätt priser på deras beställningar så att beloppet att betala är känt och förbered dina orsaker till kassadifferenser under Inställningar → Färdiga anmärkningar. Ge varje kontantkund en e-postadress på kundkortet om du vill skicka kvitton. Kör sedan en dag genom provperioden – 3 dagar gratis, upp till 50 adresser per dag, inget kort.

Vanliga frågor