การวางแผนเส้นทางสำหรับการกระจายสินค้าแบบเก็บเงินปลายทาง

วันทำงานในธุรกิจเก็บเงินปลายทางเป็นอย่างไร

ในธุรกิจกระจายสินค้าหลายแห่ง ลูกค้าส่วนหนึ่งยังคงชำระเงินกับคนขับ ได้แก่ ร้านขายของชำขนาดเล็ก แผงค้า ร้านในตลาด และร้านอาหาร ที่จ่ายเป็นเงินสดหรือเช็คเมื่อรับของ เงินนั้นเป็นส่วนหนึ่งของเส้นทาง คนขับต้องรู้ว่าลูกค้ารายใดจ่ายเงิน แต่ละรายต้องจ่ายเท่าใด และต้องทำอย่างไรเมื่อลูกค้าจ่ายไม่ครบหรือจ่ายภายหลัง หากไม่มีระบบ ข้อมูลเหล่านี้ก็อยู่บนโน้ตกระดาษในห้องคนขับ

งานที่ยากกว่าอยู่ที่สำนักงาน เมื่อคนขับกลับมา ต้องมีคนรับคนขับแต่ละคน นับเงิน ตรวจเช็ค เปรียบเทียบกับยอดที่ต้องเก็บ รวบรวมใบส่งของที่ลงนามและพาเลทที่ส่งคืน และหาสาเหตุว่าทำไมเส้นทางที่ 4 ขาดไปหลายร้อย จากนั้นผู้ควบคุมการเดินรถส่งเงินสดของวันต่อให้ฝ่ายการเงิน ฝ่ายการเงินนับยอดที่ได้รับจากผู้ควบคุมการเดินรถทุกคน และฝ่ายบัญชีต้องการรายงานรายวัน รายคนขับ และรายเดือน

ทุกขั้นตอนอาจเกิดส่วนต่างที่ไม่มีใครอธิบายได้ในอีกหนึ่งสัปดาห์ต่อมา เป้าหมายจึงเรียบง่าย ทุกยอดเงินบันทึกเพียงครั้งเดียวที่ต้นทาง และทุกส่วนต่างมีเหตุผลและชื่อผู้รับผิดชอบ

ฟีเจอร์ใดของ OptiRoutes ที่สำคัญที่สุดสำหรับการเก็บเงินปลายทาง

• ลูกค้าเงินสดจากชื่อ ลูกค้าที่ชื่อมีคำว่าเงินสด ในภาษาของคุณหรือในภาษาฮีบรู ถือเป็นลูกค้าเงินสด และมีสัญลักษณ์สกุลเงินกำกับในรายการจุดจอดของคนขับ ไม่ต้องตั้งค่าอะไรเพิ่มเติม
• การแจ้งเตือนให้เก็บเงินเมื่อมาถึง เมื่อบันทึกการมาถึงที่ลูกค้าเงินสด ระบบจะแสดงการแจ้งเตือนพร้อมยอดที่ต้องเก็บตามคำสั่งซื้อ หากคำสั่งซื้อไม่มีราคา การแจ้งเตือนจะแสดงว่า “ไม่ทราบยอด” และคนขับกรอกยอดที่เก็บได้
• เงินสด เช็ค และเหตุผลของทุกส่วนต่าง หน้าจอการเก็บเงินรับเงินสด ยอดเช็ค จำนวนเช็ค และบันทึกอิสระ เมื่อยอดที่เก็บได้ไม่ตรงกับยอดที่ต้องเก็บ แอปจะบังคับให้เลือกเหตุผลจากรายการหมายเหตุส่วนต่างเงินสดของคุณ
• การแจ้งยอดสิ้นวัน แอปแสดงยอดรวมตามรายงาน และคนขับแจ้งยอดที่นำกลับมาจริง จากนั้นเส้นทางจะเปลี่ยนเป็น “รอปิดยอด” ที่แคชเชียร์
• แคชเชียร์ แดชบอร์ดรายวันที่แสดงทุกเส้นทาง ยอดเงิน การตรวจห้าด้าน ได้แก่ เงิน พาเลท เอกสาร POD และการส่งมอบสินค้า และสถานะ ได้แก่ ยังไม่กลับ รอปิดยอด แบบร่าง ปิดแล้ว ปิดแล้วโดยมีข้อยกเว้น และต้องตรวจสอบ ดูเงินสดและการปิดยอดประจำวัน
• รับคนขับทีละลูกค้า สำหรับลูกค้าแต่ละราย: เอกสารพร้อมปุ่ม V ต่อการตรวจ (เช่น ตราประทับสีแดง) เงินสดและเช็คที่ได้รับเทียบกับรายงานของคนขับ และส่วนต่างแบบสด
• การปิดยอดของผู้ควบคุมการเดินรถและฝ่ายการเงิน ผู้ควบคุมการเดินรถปิดยอดประจำวันของตนและส่งเงินสดกับเช็คต่อให้ฝ่ายการเงิน ฝ่ายการเงินปิดยอดประจำวันของฝ่ายการเงินเทียบกับการส่งต่อของผู้ควบคุมการเดินรถทุกคนในวันนั้น
• ใบเสร็จและการยืนยันทางอีเมล หลังปิดยอดของวัน ลูกค้าที่ชำระเงินทุกรายจะได้รับใบเสร็จที่ระบุยอดเงิน วันที่ และเส้นทาง และคนขับจะได้รับการยืนยันการนำส่งเงิน
• รายงานสำหรับฝ่ายบัญชี รายงานตามช่วงวันที่ของการปิดยอดทุกครั้งพร้อมยอดรวมย่อยรายวันและการส่งออก CSV และตารางการปิดยอดของฝ่ายการเงินพร้อมยอดรวม

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อพบว่าวันที่ปิดแล้วมีข้อผิดพลาด

วันที่ปิดแล้วเป็นแบบอ่านอย่างเดียว มีเพียงผู้จัดการเท่านั้นที่เปิดใหม่ได้ โดยต้องเขียนเหตุผล วันนั้นจะกลับเป็นแบบร่างพร้อมตัวเลขปัจจุบัน และข้อมูลว่าใครเปิดใหม่ เมื่อใด และเพราะเหตุใด จะบันทึกไว้ในหมายเหตุการปิดยอด ผู้ใช้ฝ่ายการเงินปิดยอดได้แต่เปิดใหม่ไม่ได้ เมื่อปิดยอดของฝ่ายการเงินในวันหนึ่งแล้ว การปิดยอดของผู้ควบคุมการเดินรถในวันนั้นจะเปลี่ยนไม่ได้จนกว่าผู้จัดการจะเปิดยอดของฝ่ายการเงินใหม่ก่อน การปิดยอดทุกครั้งบันทึกว่าใครปิด เมื่อใด ใครรับคนขับ รวมถึงทุกยอดเงิน เหตุผล และบันทึก

บทบาทช่วยแยกงานออกจากกัน ฝ่ายการเงินเข้ามาที่แคชเชียร์หลังเข้าสู่ระบบและอัปเดตการปิดยอดของฝ่ายการเงิน ผู้ควบคุมการเดินรถรับคนขับและปิดยอดประจำวันของตนเอง และเห็นส่วนของฝ่ายการเงินแบบดูอย่างเดียว ผู้จัดการทำได้ทุกอย่าง ส่วนผู้วางแผนไม่เห็นแคชเชียร์

ผู้ควบคุมการเดินรถส่งเงินสดต่อให้ฝ่ายการเงินอย่างไร

เมื่อผู้ควบคุมการเดินรถรับคนขับครบแล้ว ก็ปิดยอดประจำวันของตนเอง ระบุเงินสด ยอดเช็ค และจำนวนเช็คที่ส่งต่อให้ฝ่ายการเงิน การ์ดแสดงยอดที่ได้รับจากคนขับที่ปิดยอดในวันนั้น เส้นทางที่ยังไม่ได้รับจะแสดงเป็นสีแดง และส่วนต่างต้องเขียนเหตุผล “ปิดยอดส่งฝ่ายบัญชี” จะส่งต่อยอดที่ได้รับจากคนขับในวันนี้พอดี และปิดยอดประจำวันของผู้ควบคุมการเดินรถในแตะเดียว

จากนั้นฝ่ายการเงินรายงานยอดที่ได้รับจริงในการปิดยอดประจำวันของฝ่ายการเงิน วันละหนึ่งครั้ง เทียบกับการส่งต่อของผู้ควบคุมการเดินรถทุกคนในวันนั้น รายงานรายเดือนสำหรับนักบัญชีคือการส่งออก CSV ครั้งเดียวจากตารางการปิดยอดของฝ่ายการเงิน โดยแยกเงินสดกับเช็ค พร้อมจำนวน ส่วนต่าง และเหตุผล

ธุรกิจเก็บเงินปลายทางควรติดตาม KPI ใดบ้าง

ตัวอย่างประกอบที่ใช้ตัวเลขสมมติ สำหรับผู้กระจายสินค้าที่มีคนขับ 10 คนเก็บเงินสดทุกวัน ไม่ใช่การกล่าวอ้างเกี่ยวกับลูกค้า OptiRoutes รายใด

จะเริ่มใช้การเก็บเงินปลายทางใน OptiRoutes อย่างไร

เพิ่มคำว่าเงินสดในชื่อลูกค้าเงินสดของคุณ ใส่ราคาในคำสั่งซื้อของลูกค้าเหล่านั้นเพื่อให้รู้ยอดที่ต้องเก็บ และเตรียมเหตุผลของส่วนต่างเงินสดไว้ที่ การตั้งค่า → หมายเหตุสำเร็จรูป ใส่อีเมลในบัตรลูกค้าของลูกค้าเงินสดแต่ละรายหากต้องการส่งใบเสร็จ จากนั้นทดลองใช้งานหนึ่งวันในช่วงทดลองใช้ ฟรี 3 วัน สูงสุด 50 ที่อยู่ต่อวัน ไม่ต้องใช้บัตร

คำถามที่พบบ่อย