Planiranje ruta za distribuciju s plaćanjem pouzećem

Kako izgleda dan u poslovanju s plaćanjem pouzećem?

U mnogim distribucijskim tvrtkama dio kupaca i dalje plaća vozaču: male trgovine, kiosci, tržni štandovi i restorani koji pri dostavi plaćaju gotovinom ili čekom. Taj je novac dio rute. Vozač mora znati koji kupci plaćaju, koliko tko duguje i što učiniti kad kupac plati manje ili kasnije. Bez sustava sve to živi na papirnatim ceduljama u kabini.

Ured ima teži dio posla. Kad se vozači vrate, netko mora preuzeti svakoga od njih: prebrojiti novac, provjeriti čekove, usporediti ih s dugovanim, prikupiti potpisane otpremnice i vraćene palete i otkriti zašto ruti 4 nedostaje nekoliko stotina. Zatim dispečer predaje gotovinu dana financijama, financije broje što su primile od svih dispečera, a računovodstvo traži izvješće po danu, po vozaču i po mjesecu.

Svaki je korak prilika za razliku koju tjedan kasnije nitko ne može objasniti. Cilj je jednostavan: svaki iznos zabilježen jednom, na izvoru, a svaka razlika s razlogom i imenom.

Koje su značajke OptiRoutesa najvažnije za plaćanje pouzećem?

• Gotovinski kupci prema nazivu. Kupac čiji naziv sadrži riječ za gotovinu — na vašem jeziku ili na hebrejskom — gotovinski je kupac i na vozačevu popisu stanica označen je znakom valute. Ništa drugo ne treba postavljati.
• Upozorenje za naplatu pri dolasku. Označavanje dolaska kod gotovinskog kupca otvara upozorenje s iznosom za naplatu prema narudžbi. Bez cijene na narudžbi upozorenje prikazuje „iznos nepoznat“, a vozač upisuje ono što je naplatio.
• Gotovina, čekovi i razlog za svaku razliku. Zaslon naplate prima gotovinu, iznos čekova, broj čekova i slobodnu napomenu. Kad se naplaćeni iznos razlikuje od iznosa za naplatu, aplikacija traži razlog s vašeg popisa napomena o razlikama u gotovini.
• Izjava na kraju dana. Aplikacija prikazuje ukupne iznose prema izvješćima, a vozač izjavljuje što stvarno donosi natrag. Ruta tada na blagajni dobiva status „čeka zaključenje“.
• Blagajna. Dnevna nadzorna ploča sa svakom rutom, njezinim iznosima, pet provjera — novac, palete, otpremnice, POD i isporuka — i statusom: nije se vratio, čeka zaključenje, nacrt, zaključeno, zaključeno s iznimkom, traži pozornost. Pogledajte gotovina i zaključenje dana.
• Preuzimanje vozača kupca po kupca. Po kupcu: dokumenti s gumbom V za svaku provjeru (primjerice crveni žig), primljena gotovina i čekovi u odnosu na vozačevo izvješće i razlika uživo.
• Zaključenja dispečera i financija. Dispečer zaključuje svoj dan i predaje gotovinu i čekove financijama; financije zaključuju dan financija u odnosu na svaku predaju dispečera za taj datum.
• Potvrde o primitku i predaji e-poštom. Nakon zaključenja dana svaki kupac koji plaća dobiva potvrdu o primitku s iznosom, datumom i rutom, a vozač dobiva potvrdu o predaji novca.
• Izvješća za računovodstvo. Izvješće za razdoblje o svakom zaključenju s dnevnim međuzbrojevima i izvozom u CSV te tablica financijskih zaključenja s ukupnim iznosima.

Što se događa kad se ispostavi da zaključeni dan nije točan?

Zaključeni dan može se samo čitati. Ponovno ga može otvoriti samo voditelj, uz pisani razlog; dan se vraća u nacrt s trenutačnim brojkama, a tko ga je, kada i zašto ponovno otvorio upisuje se u napomene zaključenja. Korisnik iz financija može zaključiti dan, ali ga ne može ponovno otvoriti. Kad je dan financija za neki datum zaključen, nijedno zaključenje dispečera za taj datum ne može se promijeniti dok voditelj najprije ne otvori dan financija. Svako zaključenje čuva tko ga je i kada zaključio, tko je preuzeo vozača te svaki iznos, razlog i napomenu.

Uloge drže posao odvojenim: financije se nakon prijave otvaraju na blagajni i ažuriraju financijsko zaključenje; dispečer preuzima vozače i zaključuje vlastiti dan, a dio za financije vidi samo za čitanje; voditelj radi sve; planeri ne vide blagajnu.

Kako dispečer predaje gotovinu financijama?

Kad dispečer preuzme svoje vozače, zaključuje vlastiti dan: koliko gotovine, koliko u čekovima i koliko čekova predaje financijama. Kartice prikazuju što je primio od vozača zaključenih za taj datum, rute koje još nisu preuzete navode se crveno, a razlika traži pisani razlog. „Zaključi prema računovodstvu“ jednim dodirom predaje točno ono što je danas primljeno od vozača i zaključuje dispečerov dan.

Financije zatim u zaključenju dana financija bilježe što su stvarno primile — jedno zaključenje po danu, u odnosu na svaku predaju dispečera za taj datum. Mjesečno izvješće za računovođu jedan je izvoz u CSV iz tablice financijskih zaključenja, s odvojenom gotovinom i čekovima, brojem, razlikama i razlozima.

Koje KPI-jeve treba pratiti poslovanje s plaćanjem pouzećem?

Ilustrativni primjer s izmišljenim brojkama za distributera čijih 10 vozača svakodnevno naplaćuje gotovinu. Nije tvrdnja o nijednom kupcu OptiRoutesa.

Kako započeti s plaćanjem pouzećem u OptiRoutesu?

Dodajte riječ za gotovinu nazivima svojih gotovinskih kupaca, upišite cijene u njihove narudžbe kako bi iznos za naplatu bio poznat i pripremite razloge za razlike u gotovini u izborniku Postavke → Gotove napomene. Ako želite slati potvrde o primitku, svakom gotovinskom kupcu upišite e-adresu na kartici kupca. Zatim odradite jedan dan u probnom razdoblju — 3 dana besplatno, do 50 adresa dnevno, bez kartice.

Česta pitanja