Dokaz o dostavi: potpisane otpremnice, fotografije i arhiva

Što se u OptiRoutesu smatra dokazom o dostavi?

Dokaz o dostavi (POD) zapis je da je dostava stigla do kupca i što je predano. OptiRoutes podržava nekoliko razina, koje možete kombinirati i postaviti po vozaču:

Svaki prekidač „obavezno“ sprječava vozača da završi dostavu dok to ne ispuni, pa dostava prijavljena u uredu uvijek sadrži dokaz koji ste tražili. Kupcima kojima treba potpisana otpremnica možete osigurati „obavezan potpis“ i „obavezno ime primatelja“ kod vozača koji ih opslužuju.

Kako funkcionira digitalni potpis na otpremnici?

Uključite digitalni potpis u postavkama aplikacije za vozače i kupac će dokument potpisivati na vozačevu telefonu. Dokument u aplikaciju stiže na dva načina:

• Otpremnica same narudžbe — vaš sustav postavlja PDF za svaki broj narudžbe u mapu POD tvrtke, putem API-ja za datoteke ili poslužitelja datoteka, a kupac potpisuje upravo taj dokument.
• Vaš prazni predložak za potpis — kad narudžba nema vlastitu datoteku otpremnice, kupac potpisuje prazan PDF otpremnice vaše tvrtke, jednom prenesen u postavkama.

Da bi kupci potpisivali samo izvorni dokument, uključite blokiranje potpisivanja kad nedostaje datoteka izvorne otpremnice: bez datoteke vozač ne može otvoriti potpis. Da bi svaki potpis imao lokaciju, uključite blokiranje potpisivanja dok je GPS isključen. U poljima prikazanima tijekom potpisivanja navodite polja narudžbe — primjerice broj narudžbe, količinu ili iznos — koja vozač i kupac vide na zaslonu za potpis.

Pri dostavi kupac potpisuje uz do tri fotografije, napomene i povrate. Gdje je signal slab, slanje potpisa u pozadini omogućuje vozaču da odmah nastavi dalje dok se potpis šalje u pozadini; ako poslužitelj ne prihvati potpis, aplikacija ga ponovno šalje i navodi ga na kraju dana dok ne stigne.

Postavljanje dokaza o dostavi

1. Odaberite zahtjeve

   Na zaslonu vozača uključite fotografiju, potpis, ime primatelja ili izvješće o paletama za vozače kojima su potrebni.

2. Uključite digitalni potpis

   U postavkama aplikacije za vozače označite digitalni potpis na otpremnici i navedite polja koja se prikazuju tijekom potpisivanja.

3. Prenesite prazni predložak

   Odaberite PDF svoje prazne otpremnice; pohranjuje se čim odaberete datoteku.

4. Postavite slanje e-poštom

   Upišite adrese za svaki potpis, potpise s napomenom i potpise s povratima te Gmail račun za slanje s njegovom lozinkom za aplikaciju.

5. Testirajte s jednim vozačem

   Vozači dobivaju nove postavke pri prijavi, pa zamolite jednog vozača da se odjavi i ponovno prijavi te potpiše testnu dostavu prije nego što obavijestite sve ostale.

Kamo idu potpisane otpremnice?

Potpisane otpremnice automatski se šalju e-poštom, na tri adrese primatelja, tako da svaka otpremnica stigne osobi koja je obrađuje:

• Svaki potpis — adresa koja dobiva kopiju svake potpisane otpremnice, primjerice vaš administrativni ured ili arhivski sandučić.
• Potpis s napomenom — za osobu koja prati napomene kupaca.
• Potpis s povratima — za osobu koja obrađuje povrate i odobrenja.

E-poruke se šalju s Gmail računa vaše tvrtke, u ime vaše tvrtke, pomoću Googleove lozinke za aplikaciju koju izradite u Googleovim sigurnosnim postavkama — nikad s uobičajenom lozinkom računa. Kopija svake potpisane otpremnice čuva se i u mapi tvrtke, odakle je vaši sustavi mogu preuzeti.

Napomene i povrati koji ostaju dosljedni

Potpisana otpremnica korisna je onoliko koliko i riječi uz nju. Vozači napomene o dostavi i napomene o povratima biraju s gotovih popisa koje održava ured, umjesto da svaki put upisuju novu formulaciju, pa se izvješća mogu uspoređivati među vozačima i tjednima. Popisi se uređuju u postavkama, mogu se preslagivati i skrivati bez brisanja, a u aplikaciju stižu kad se vozač prijavi. Potpis uz koji dolaze povrati šalje se na adresu za povrate, pa osoba koja izdaje odobrenje vidi ga isti dan.

Kasnije pronalaženje POD-a

Dokaz je koristan samo ako ga možete pronaći kad kupac pita. OptiRoutes nudi nekoliko načina da se vratite do potpisane otpremnice:

• Otprema uživo — stanica zaključena otpremnicom prikazuje ikonu dokumenta; klik otvara datoteku POD u novoj kartici.
• Izvješća o dostavi — izvješća vozača s artiklima navode što je prijavljeno na svakoj stanici i otvaraju potpisanu otpremnicu.
• Arhiva POD — na zaslonu vozača odaberite dan i preuzmite sve potpisane dokumente o dostavi tvrtke iz tog dana kao jedan ZIP.
• API za datoteke — vaš softver navodi i preuzima datoteke POD za dan, zasebno potpisani PDF, potpis i fotografije ili cijeli dan kao jedan ZIP; pogledajte integracije.

Potpisane datoteke pohranjuju se po danu u mapi tvrtke, nazvane brojem narudžbe, pa se dokument može povezati s narudžbom kojoj pripada.

Provjera POD-a na kraju dana

POD je dio zaključenja dana, a ne zaseban posao. Na blagajni svaki kupac na ruti prikazuje oznaku POD — zelenu kad je zaključeno, crvenu kad je isporučeno bez POD-a, sivu kad nije isporučeno — a okvir s upozorenjima okuplja dostave koje nisu zaključene u POD-u po ruti i vozaču. Početni Tijek dana i pregled razdoblja broje dostave s neuspjelim potpisivanjem ili bez otpremnice, pa se propust vidi sljedeće jutro, a ne na kraju mjeseca. Sama aplikacija za vozače prije zaključenja dana navodi svaku isporučenu narudžbu čija potpisana otpremnica nije pronađena na poslužitelju.

Slanje izvješća o dostavi u vaše sustave

Osim dokumenata, svako izvješće o dostavi može se proslijediti drugom vašem sustavu. Upišite adresu za izvješća o dostavi u postavkama aplikacije za vozače i svako će se izvješće slati i onamo, pa se vaš ERP ili portal za kupce sam ažurira. Vozači mogu potpisanu otpremnicu podijeliti i izravno s telefona kad kupac na licu mjesta zatraži kopiju.

Česta pitanja