Подтверждение доставки: подписанные накладные, фото и архив

Что считается подтверждением доставки в OptiRoutes?

Подтверждение доставки (POD) — это запись о том, что доставка дошла до клиента, и о том, что было передано. OptiRoutes поддерживает несколько уровней, которые можно сочетать и задавать для каждого водителя:

Каждый переключатель «требовать» не дает водителю завершить доставку, пока требование не выполнено, поэтому доставка, отмеченная в офисе, всегда сопровождается запрошенным вами подтверждением. Для клиентов, которым нужна подписанная накладная, можно включить «требовать подпись» и «требовать имя получателя» у водителей, которые их обслуживают.

Как работает цифровая подпись на накладной?

Включите цифровую подпись в настройках приложения водителя, и клиент будет подписывать документ на телефоне водителя. Документ попадает в приложение одним из двух способов:

• Собственная накладная заказа — ваша система помещает PDF для каждого номера заказа в папку POD компании через Files API или файловый сервер, и клиент подписывает именно этот документ.
• Ваш пустой шаблон для подписи — если у заказа нет собственного файла накладной, клиент подписывает пустой PDF накладной вашей компании, загруженный один раз в настройках.

Чтобы клиенты подписывали только оригинальный документ, включите блокировку подписи при отсутствии файла оригинальной накладной: без файла водитель не сможет открыть подпись. Чтобы у каждой подписи было местоположение, включите блокировку подписи при выключенном GPS. В полях, отображаемых при подписании, перечислите поля заказа — например номер заказа, количество или сумму, — которые водитель и клиент видят на экране подписи.

При доставке клиент подписывает накладную, добавляя до трех фото, примечания и возвраты. Там, где связь слабая, опция отправлять подпись в фоновом режиме позволяет водителю сразу ехать дальше, пока подпись отправляется незаметно; если сервер не принимает подпись, приложение отправляет ее повторно и показывает в конце дня, пока она не дойдет.

Настройка подтверждения доставки

1. Выберите требования

   На экране водителей включите фото, подпись, имя получателя или отчет по поддонам для водителей, которым это нужно.

2. Включите цифровую подпись

   В настройках приложения водителя отметьте цифровую подпись на накладной и перечислите поля, отображаемые при подписании.

3. Загрузите пустой шаблон

   Выберите PDF вашей пустой накладной; он сохраняется сразу после выбора файла.

4. Настройте рассылку по e-mail

   Укажите адреса для всех подписей, подписей с примечанием и подписей с возвратами, а также аккаунт Gmail для отправки и его пароль приложения.

5. Проверьте на одном водителе

   Водители получают новые настройки при входе, поэтому попросите одного водителя выйти и войти снова и подписать тестовую доставку, прежде чем сообщать всем.

Куда попадают подписанные накладные?

Подписанные накладные рассылаются по e-mail автоматически на три адреса, чтобы каждая накладная попала к тому, кто ею занимается:

• Каждая подпись — адрес, на который приходит копия каждой подписанной накладной, например почтовый ящик бэк-офиса или архива.
• Подпись с примечанием — для того, кто разбирает примечания клиентов.
• Подпись с возвратами — для того, кто занимается возвратами и кредит-нотами.

Письма отправляются с собственного аккаунта Gmail вашей компании, от ее имени, с использованием пароля приложения Google, который вы создаете в настройках безопасности Google, — и никогда с обычным паролем аккаунта. Копия каждой подписанной накладной также хранится в папке компании, откуда ее могут забрать ваши системы.

Единообразные примечания и возвраты

Подписанная накладная полезна настолько, насколько полезны слова рядом с ней. Водители выбирают примечания к доставке и примечания о возвратах из готовых списков, которые ведет офис, а не придумывают каждый раз новую формулировку, поэтому отчеты можно сравнивать между водителями и неделями. Списки редактируются в настройках, их можно переупорядочивать и скрывать без удаления, а в приложение они попадают при входе водителя. Подпись с возвратами отправляется на адрес для возвратов, так что тот, кто оформляет кредит-ноту, видит ее в тот же день.

Как потом найти POD

Подтверждение полезно, только если его можно найти, когда клиент спрашивает. OptiRoutes дает несколько способов вернуться к подписанной накладной:

• Диспетчеризация в реальном времени — у остановки, закрытой с накладной, есть значок документа; щелчок открывает файл POD в новой вкладке.
• Отчет приложения — отчеты водителей с товарами показывают, что было отмечено на каждой остановке, и открывают подписанную накладную.
• Архив POD — на экране водителей выберите день и скачайте все подписанные документы доставки компании за этот день одним ZIP-файлом.
• Files API — ваше ПО получает список и скачивает файлы POD за день: подписанный PDF, подпись и фото по отдельности или весь день одним ZIP-файлом; см. интеграции.

Подписанные файлы хранятся по дням в папке компании и называются по номеру заказа, поэтому каждый документ можно сопоставить с заказом, к которому он относится.

Проверка POD в конце дня

POD — часть закрытия дня, а не отдельная рутина. В кассе у каждого клиента на маршруте есть метка POD — зеленая, если закрыто, красная, если доставлено без POD, серая, если не доставлено, — а блок уведомлений собирает доставки, не закрытые в POD, по маршрутам и водителям. Главная страница и обзор периода считают доставки с ошибкой подписи или без накладной, поэтому пробел замечают на следующее утро, а не в конце месяца. Само приложение водителя до закрытия дня показывает каждый доставленный заказ, подписанная накладная которого не найдена на сервере.

Передача отчетов о доставке в ваши системы

Помимо документов, каждый отчет о доставке можно передавать в другую вашу систему. Заполните адрес для отчетов о доставке в настройках приложения водителя, и каждый отчет будет отправляться и туда, так что ваша ERP или клиентский портал будут обновляться сами. Водители также могут поделиться подписанной накладной прямо с телефона, когда клиент просит копию на месте.

Часто задаваемые вопросы