אישור מסירה: תעודות חתומות, תמונות וארכיון

מה נחשב אישור מסירה ב־OptiRoutes?

אישור מסירה (POD) הוא התיעוד שמשלוח הגיע ללקוח ושל מה שנמסר לו. OptiRoutes תומכת בכמה רמות, שאפשר לשלב ולהגדיר לכל נהג:

כל מתג “חובה” מונע מהנהג לסיים את המסירה עד שהדרישה מולאה, כך שמשלוח שמדווח במשרד תמיד כולל את האישור שביקשתם. ללקוחות שצריכים תעודה חתומה אפשר להפעיל “חובה לקבל חתימה” ו“חובה לכתוב את שם המקבל” אצל הנהגים שמשרתים אותם.

איך עובדת החתימה הדיגיטלית על תעודת המשלוח?

מפעילים את החתימה הדיגיטלית בהגדרות אפליקציית הנהג, והלקוח חותם על המסמך בטלפון של הנהג. יש שתי דרכים שבהן המסמך מגיע לאפליקציה:

• תעודת המשלוח של ההזמנה עצמה — המערכת שלכם מניחה קובץ PDF לכל מספר הזמנה בתיקיית ה־POD של החברה, דרך Files API או שרת הקבצים, והלקוח חותם בדיוק על המסמך הזה.
• תבנית החתימה הריקה שלכם — כשלהזמנה אין קובץ תעודה משלה, הלקוח חותם על PDF ריק של תעודת המשלוח של העסק, שמעלים פעם אחת בהגדרות.

כדי שהלקוחות יחתמו רק על המסמך המקורי, הפעילו חסימת החתימה כשאין קובץ תעודה מקורי: בלי הקובץ הנהג לא יכול לפתוח את החתימה. כדי שלכל חתימה יהיה מיקום, הפעילו חסימת החתימה כשה־GPS כבוי. בשדות שמוצגים בזמן החתימה מגדירים את שדות ההזמנה — למשל מספר ההזמנה, הכמות או הסכום — שהנהג והלקוח רואים במסך החתימה.

במסירה הלקוח חותם, עם עד שלוש תמונות, הערות והחזרות. איפה שהקליטה חלשה, שליחת החתימה ברקע מאפשרת לנהג להמשיך מיד בזמן שהחתימה נשלחת מאחורי הקלעים; אם השרת לא מקבל חתימה, האפליקציה שולחת אותה שוב ומציגה אותה ברשימה בסוף היום עד שהיא מגיעה.

הגדרת אישור המסירה

1. בוחרים את הדרישות

   במסך הנהגים, הפעילו תמונה, חתימה, שם המקבל או דיווח משטחים לנהגים שצריכים אותם.

2. מפעילים את החתימה הדיגיטלית

   בהגדרות אפליקציית הנהג, סמנו חתימה דיגיטלית על תעודת משלוח והגדירו את השדות שמוצגים בזמן החתימה.

3. מעלים את התבנית הריקה

   בחרו PDF של תעודת המשלוח הריקה שלכם; הוא נשמר ברגע שבוחרים את הקובץ.

4. מגדירים את ניתוב המיילים

   מלאו את הכתובות לכל חתימה, לחתימות עם הערה ולחתימות עם החזרות, ואת חשבון ה־Gmail השולח עם סיסמת האפליקציה שלו.

5. בודקים עם נהג אחד

   הנהגים מקבלים הגדרות חדשות כשהם נכנסים לאפליקציה, אז בקשו מנהג אחד לצאת ולהיכנס שוב ולהחתים משלוח בדיקה לפני שמעדכנים את כולם.

לאן הולכות תעודות המשלוח החתומות?

התעודות החתומות נשלחות במייל אוטומטית, לשלוש כתובות קבלה, כך שכל תעודה מגיעה לאדם שמטפל בה:

• כל חתימה — כתובת שמקבלת עותק של כל תעודה חתומה, למשל תיבת הדואר של הבק־אופיס או של הארכיון.
• חתימה עם הערה — למי שמטפל בהערות של לקוחות.
• חתימה עם החזרות — למי שמטפל בהחזרות ובתעודות זיכוי.

המיילים יוצאים מחשבון ה־Gmail של העסק שלכם, בשם העסק, עם סיסמת אפליקציה של Google שיוצרים בהגדרות האבטחה של Google — אף פעם לא עם הסיסמה הרגילה של החשבון. עותק של כל תעודה חתומה נשמר גם בתיקייה של החברה, ומשם המערכות שלכם יכולות לאסוף אותו.

הערות והחזרות בניסוח אחיד

תעודה חתומה שווה רק כמו המילים שלצידה. הנהגים בוחרים הערות מסירה והערות החזרה מרשימות מוכנות שהמשרד מתחזק, במקום להקליד ניסוח חדש בכל פעם, כך שאפשר להשוות דוחות בין נהגים ובין שבועות. את הרשימות עורכים בהגדרות, אפשר לשנות בהן את הסדר ולהסתיר פריטים בלי למחוק, והן מגיעות לאפליקציה כשהנהג נכנס. חתימה שמגיעה עם החזרות נשלחת במייל לכתובת ההחזרות, כך שמי שמנפיק את הזיכוי רואה אותה באותו יום.

איך מוצאים POD בהמשך

אישור שווה משהו רק אם מוצאים אותו כשלקוח שואל. OptiRoutes נותנת כמה דרכים לחזור לתעודה חתומה:

• הפצה בזמן אמת — תחנה שנסגרה עם תעודת משלוח מציגה סמל מסמך; לחיצה פותחת את קובץ ה־POD בכרטיסייה חדשה.
• דיווחי מסירה — דוחות הנהגים עם פריטים מפרטים מה דווח בכל תחנה ופותחים את תעודת המשלוח החתומה.
• ארכיון POD — במסך הנהגים, בוחרים יום ומורידים את כל מסמכי המסירה החתומים של החברה מאותו יום כקובץ ZIP אחד.
• Files API — התוכנה שלכם מציגה ומורידה את קובצי ה־POD של יום: את ה־PDF החתום, החתימה והתמונות בנפרד, או את כל היום כקובץ ZIP אחד; ראו אינטגרציות.

הקבצים החתומים נשמרים לפי יום בתיקייה של החברה, בשם לפי מספר ההזמנה, כך שאפשר לקשר כל מסמך להזמנה שהוא שייך אליה.

בדיקת POD בסוף היום

ה־POD הוא חלק מסגירת היום, לא מטלה נפרדת. בקופה, כל לקוח במסלול מציג תגית POD — ירוקה כשנסגר, אדומה כשנמסר בלי POD, אפורה כשלא נמסר — ותיבת ההתראות מרכזת משלוחים שלא נסגרו ב־POD לפי מסלול ונהג. מהלך היום במסך הבית וסיכום התקופה סופרים משלוחים עם כשל בחתימה או בלי תעודת משלוח, כך שפער מתגלה כבר למחרת בבוקר ולא בסוף החודש. גם אפליקציית הנהג עצמה מציגה, לפני שאפשר לסגור את היום, כל הזמנה שנמסרה ושהתעודה החתומה שלה לא נמצאה בשרת.

שליחת דיווחי מסירה למערכות שלכם

מלבד המסמכים, אפשר לדחוף כל דיווח מסירה למערכת אחרת שלכם. מלאו את כתובת דיווחי המסירה בהגדרות אפליקציית הנהג, וכל דיווח יישלח גם לשם, כך שה־ERP או פורטל הלקוחות שלכם מתעדכנים מעצמם. הנהגים יכולים גם לשתף תעודת משלוח חתומה ישירות מהטלפון כשלקוח מבקש עותק במקום.

שאלות נפוצות