Doklad o doručení: podepsané listy, fotografie a archiv

Co se v OptiRoutes počítá jako doklad o doručení?

Doklad o doručení (POD) je záznam, že doručení dorazilo k zákazníkovi, a co bylo předáno. OptiRoutes podporuje několik úrovní, které můžete kombinovat a nastavit pro každého řidiče:

Každý přepínač „povinné“ řidiči nedovolí doručení dokončit, dokud není splněn, takže doručení nahlášené do kanceláře vždy nese doklad, který jste požadovali. Pro zákazníky, kteří potřebují podepsaný list, lze u řidičů, kteří je obsluhují, zapnout „vyžadovat podpis“ a „povinné jméno příjemce“.

Jak funguje digitální podpis na dodacím listu?

Zapněte digitální podpis v nastavení aplikace pro řidiče a zákazník podepíše dokument na telefonu řidiče. Dokument se do aplikace dostane dvěma způsoby:

• Vlastní dodací list objednávky – váš systém uloží PDF pro každé číslo objednávky do složky POD firmy, přes Files API nebo souborový server, a zákazník podepíše přesně tento dokument.
• Vaše prázdná podpisová šablona – když objednávka nemá vlastní soubor listu, zákazník podepíše prázdné PDF dodacího listu vaší firmy, nahrané jednou v nastavení.

Aby zákazníci podepisovali pouze originální dokument, zapněte blokovat podpis, když chybí soubor originálního dodacího listu: bez souboru řidič podpis neotevře. Aby měl každý podpis polohu, zapněte blokovat podpis při vypnutém GPS. V polích zobrazených při podpisu uvedete pole objednávky – například číslo objednávky, množství nebo částku –, která řidič a zákazník uvidí na obrazovce podpisu.

Při doručení zákazník podepíše až se třemi fotografiemi, poznámkami a vratkami. Kde je slabý signál, umožní odeslat podpis na pozadí řidiči ihned pokračovat, zatímco se podpis odesílá na pozadí; pokud server podpis nepřijme, aplikace ho odešle znovu a na konci dne ho vypisuje, dokud nedorazí.

Nastavení dokladu o doručení

1. Zvolte požadavky

   Na obrazovce řidičů zapněte fotografii, podpis, jméno příjemce nebo report palet u řidičů, kteří je potřebují.

2. Zapněte digitální podpis

   V nastavení aplikace pro řidiče zaškrtněte digitální podpis na dodacím listu a uveďte pole zobrazená při podpisu.

3. Nahrajte prázdnou šablonu

   Vyberte PDF svého prázdného dodacího listu; uloží se, jakmile soubor zvolíte.

4. Nastavte rozesílání e-mailem

   Vyplňte adresy pro každý podpis, podpisy s poznámkou a podpisy s vratkami a odesílací účet Gmail s jeho heslem aplikace.

5. Otestujte s jedním řidičem

   Řidiči dostávají nová nastavení při přihlášení, proto požádejte jednoho řidiče, aby se odhlásil a znovu přihlásil a podepsal zkušební doručení, než to oznámíte všem.

Kam putují podepsané dodací listy?

Podepsané listy se rozesílají e-mailem automaticky, na tři přijímací adresy, aby se každý list dostal k osobě, která ho řeší:

• Každý podpis – adresa, která dostane kopii každého podepsaného listu, například schránka back office nebo archivu.
• Podpis s poznámkou – pro toho, kdo řeší poznámky zákazníků.
• Podpis s vratkami – pro toho, kdo vyřizuje vratky a dobropisy.

E-maily odcházejí z vlastního účtu Gmail vaší firmy, jménem vaší firmy, pomocí hesla aplikace Google, které vytvoříte v nastavení zabezpečení Google – nikdy ne pomocí běžného hesla k účtu. Kopie každého podepsaného listu se uchovává také ve složce firmy, odkud si ji vaše systémy mohou vyzvednout.

Poznámky a vratky, které zůstávají jednotné

Podepsaný list je jen tak užitečný jako slova vedle něj. Řidiči vybírají poznámky k doručení a k vratkám z připravených seznamů, které kancelář spravuje, místo aby pokaždé psali nové znění, takže hlášení lze porovnávat napříč řidiči i týdny. Seznamy se upravují v nastavení, lze je přeřadit a skrýt bez mazání a do aplikace se dostanou při přihlášení řidiče. Podpis s vratkami se odešle na adresu pro vratky, takže ten, kdo vystavuje dobropis, ho vidí ještě týž den.

Dohledání POD později

Doklad je užitečný jen tehdy, když ho najdete, až se zákazník zeptá. OptiRoutes nabízí několik cest zpět k podepsanému listu:

• Živý dispečink – zastávka uzavřená s dodacím listem ukazuje ikonu dokumentu; kliknutím se soubor POD otevře na nové kartě.
• Report aplikace – reporty řidičů s položkami uvádějí, co bylo nahlášeno na každé zastávce, a otevírají podepsaný dodací list.
• Archiv POD – na obrazovce řidičů vyberte den a stáhněte všechny podepsané doručovací doklady firmy z tohoto dne jako jeden ZIP.
• Files API – váš software vypíše a stáhne soubory POD za den, podepsané PDF, podpis a fotografie zvlášť, nebo celý den jako jeden ZIP; viz integrace.

Podepsané soubory se ukládají po dnech ve složce firmy, pojmenované podle čísla objednávky, takže každý dokument lze dohledat k objednávce, ke které patří.

Kontrola POD na konci dne

POD je součástí uzávěrky dne, ne samostatnou povinností. V pokladně ukazuje každý zákazník na trase štítek POD – zelený, když je uzavřen, červený, když byl doručen bez POD, šedý, když nebyl doručen – a pole upozornění shromažďuje doručení neuzavřená v POD podle trasy a řidiče. Domovská stránka a přehled období počítají doručení s neúspěšným podpisem nebo bez dodacího listu, takže se mezera ukáže hned druhý den ráno, ne až na konci měsíce. Samotná aplikace pro řidiče před uzavřením dne vypíše každou doručenou objednávku, jejíž podepsaný list nebyl na serveru nalezen.

Odesílání hlášení o doručení do vašich vlastních systémů

Kromě dokladů lze každé hlášení o doručení posílat i do vašeho jiného systému. Vyplňte adresu pro reporty doručení v nastavení aplikace pro řidiče a každé hlášení se odešle i tam, takže se váš ERP nebo zákaznický portál aktualizuje sám. Řidiči mohou také sdílet podepsaný dodací list přímo z telefonu, když zákazník požádá o kopii na místě.

Často kladené otázky