Funkce OptiRoutes

Co OptiRoutes dělá pro doručovací firmu?

Většina distribučních týmů řídí svůj den v několika nástrojích: objednávkový systém, tabulka pro trasy, telefonáty a zprávy řidičům, papírové dodací listy a pokladní kniha. OptiRoutes nahrazuje mezery mezi nimi jedním tokem. Objednávky přijdou a zkontrolují se; trasy se naplánují a upraví; řidiči je dostanou do telefonu a každou zastávku nahlásí s dokladem; kancelář sleduje dění v terénu živě; a na konci dne pokladna uzavře každého řidiče podle toho, co nahlásil.

Níže uvedené oblasti funkcí tento tok sledují. Každá má vlastní stránku s podrobnostmi, nastavením a otázkami, které plánovači obvykle kladou. Nastavení zabere krátký průvodce Začínáme, popsaný na stránce jak to funguje, a cena je za linku, jak vysvětluje ceník.

Plánování tras

Jádro OptiRoutes: od objednávek dne k plánu tras, každá s řidičem, vozidlem a zastávkami ve správném pořadí. Objednávky se načítají z Excelu, CSV nebo z vašeho systému, každá adresa se před plánováním zkontroluje na mapě a průvodce plánováním rozdělí objednávky podle zvolené metody a limitů. Na obrazovce tras pak plán doladíte přetahováním zastávek na mapě nebo mezi kartami tras.

• Pět metod plánování, od učícího se plánování s AI po seskupení podle města nebo podle linek ve vašem souboru objednávek.
• Prioritní linky pro klíčové zákazníky nebo typy obsahu, doručovací kola a časová okna s několika stupni přísnosti.
• Zamykání, zálohy a jasná volba, co dělat s objednávkami, které dorazí po naplánování.

Více o plánování tras.

Plánování s AI a zóny

Učící se plánování s AI rozdělí zastávky dne mezi vaše řidiče a seřadí každou trasu, přičemž linky sestavuje na základě zkušeností z vašich nedávných plánování a z tras, které vaši řidiči skutečně jezdí. Pracuje v rámci vašich limitů pro zastávky, hodiny, kilometry a kapacitu a na každé kartě trasy můžete otevřít úvahy, které za ní stojí. Kolem něj vám oblasti doručení a uzavřené zóny poskytnou pevná rozdělení tam, kde je potřebujete.

• Metoda, která se přizpůsobí vašemu způsobu práce: čím víc s ní plánujete, tím víc se trasy blíží vašemu provozu.
• Oblasti doručení nakreslené na mapě, v šabloně pro každý den v týdnu, každá s pravidelným řidičem.
• Uzavřené zóny, které se vždy plánují jako samostatné linky, ještě před jakýmkoli dalším plánováním.

Více o plánování s AI a zónách.

Aplikace pro řidiče

Řidiči dostanou své trasy do telefonu a projíždějí je zastávku po zastávce. Aplikace otevře navigaci, zaznamená příjezd, doručení nebo nedoručení s důvodem, vyzvednutí, vratky, položky a palety a získá doklad a hotovost tam, kde to firma vyžaduje. Před uzavřením dne zkontroluje, že nic nezůstalo nenahlášeno, a funguje i při krátkých výpadcích signálu.

• Navigace ve Waze, na iPhonu v Apple Maps, podle adresy nebo přesných souřadnic.
• Požadavky u každého řidiče: fotografie, podpis, jméno příjemce, report palet a GPS.
• 34 jazyků, režim pro rukavice s velkými tlačítky a nastavitelná velikost textu.

Více o funkcích aplikace pro řidiče nebo o tom, jak aplikaci získat.

Doklad o doručení

Zákazníci podepíší dodací list na telefonu řidiče – vlastní PDF objednávky z vašeho systému, nebo vaši prázdnou šablonu – až se třemi fotografiemi, poznámkami a vratkami. Podepsané listy se ukládají k objednávce, rozesílají e-mailem podle pravidel a jsou k dispozici pro každý den jako jeden ZIP, takže spor vyřeší dokument místo telefonátu.

• Podpis lze zablokovat, když chybí soubor originálního listu, nebo když je vypnuté GPS.
• Tři e-mailové cesty: každý podpis, podpisy s poznámkou, podpisy s vratkami.
• Denní archiv POD a přístup přes Files API pro vaše vlastní systémy.

Více o dokladu o doručení.

Hotovost a uzávěrka dne

Pro firmy, které vybírají peníze při doručení, zaznamenává OptiRoutes hotovost a šeky u zákazníka a uzavírá den každého řidiče v pokladně. Pokladna přebírá řidiče zákazníka po zákazníkovi, odškrtává každý doklad, počítá palety a plastony a každý rozdíl dokumentuje s důvodem; dispečeři pak předávají finančnímu oddělení a účtárna exportuje report za období.

• Hotovostní zákazníci rozpoznaní podle slova pro hotovost v názvu, v kterémkoli podporovaném jazyce.
• Šest stavů uzávěrky, pět kontrol na trasu a pole upozornění pro každý rozdíl.
• Potvrzení o platbě platícím zákazníkům a potvrzení o odevzdání řidičům, e-mailem.

Více o hotovosti a uzávěrce dne.

Živé sledování a dispečink

Zatímco jsou trasy na cestě, mapa Distribuce v reálném čase ukazuje trasu každého řidiče, stav každé zastávky a její časování vůči plánu nebo oknu zákazníka. Domovská stránka staví na první místo to, co blokuje práci – řidiče bez polohy, trasu, která nezačala včas, nedoručené objednávky – a historie jízd ukazuje skutečně projetou cestu za kterýkoli minulý den.

• Zastávky označené jako doručené, nedoručené, doručené s výjimkou nebo čekající, s časováním včas, pozdě nebo předčasně.
• Filtry pro nedoručené, zatím nenahlášené a ne včas.
• SMS a WhatsApp řidičům, dodavatelům, zákazníkům a manažerům.

Více o živém sledování a dispečinku.

Palety a nakládka nákladních aut

OptiRoutes uspořádá objednávky každé trasy na palety v nákladním autě v rámci vašich limitů kusů, objemu a hmotnosti, drží skupiny, jako je chlazené a mražené zboží, odděleně a palety prvních zastávek staví ke dveřím. Uspořádání lze zkontrolovat a změnit na obrazovce, nechat na řidiči v aplikaci, vytisknout pro nakladače a exportovat s čísly palet.

• Paletová místa pro každý typ vozidla, chlazená zóna a limity pro každý typ palety.
• Zákazníci držení pohromadě, vlastní palety pro velké zákazníky a konsolidační skupiny.
• Čárové kódy vozidel pro cross-dockové skenování, pro provozy, které takto pracují.

Více o paletách a nakládce nákladních aut.

Oznámení zákazníkům a časová okna

Každý zákazník může mít časová okna doručení pro jednotlivé dny v týdnu, plánování je respektuje a zákazníci se dozvědí, kdy řidiče očekávat. SMS zprávy nesou vlastní odhadovaný čas příjezdu každého zákazníka, volitelně jako hodinové rozpětí, a odkaz na stránku, která ukazuje, kdy se řidič očekává. Přehled období pak změří, kolik doručení proběhlo uvnitř okna.

• Zprávy z obrazovky tras, z aplikace řidiče, na konci předchozí zastávky a na začátku trasy.
• Upozornění manažerům, když řidič vynechá zastávku.
• Čekací doby pro zákazníky známé dlouhými frontami na vykládku.

Více o oznámeních a časových oknech.

Reporty a skóre řidičů

Reporty řidičů pokrývají libovolné období – výjimky z časových oken, návštěvy, trasy, hlášení doručení s položkami, vratky a palety, výběry a výdaje – a exportují se do Excelu. Přehled období porovnává posledních 7 nebo 14 dní s předchozím obdobím. Výkon řidičů hodnotí řidiče vůči vašim vlastním váženým cílům a splněné cíle mění v návrhy bonusů, které schvaluje manažer.

• Míra doručení, nedoručené, doručení v okně a nejčastější důvody nedoručení.
• Až 12 metrik, cíle na den, týden a měsíc, pravidla bonusů se stupni a kniha bonusů.
• Řidiči v aplikaci vidí jen vlastní výkon.

Více o reportech a skóre řidičů.

Jazyky a země

Webový systém, jeho příručky a e-maily i aplikace pro řidiče jsou k dispozici v 34 jazycích, včetně hebrejštiny a arabštiny psaných zprava doleva. Země adresy vaší firmy nastaví jazyk firmy, měnu, jednotky, formáty čísel a data a první den v týdnu a každý uživatel pracuje ve svém jazyce.

• Jazykové nabídky řazené podle země firmy.
• Měna a jednotky jako popisky, nikdy skryté převody.
• Řidiči i pracovníci kanceláře na stejných trasách, každý ve svém jazyce.

Více o jazycích a zemích a o propojení vašich systémů na stránce integrací.

Zákazníci, vozidla a nastavení firmy

Za každodenními obrazovkami stojí záznamy, díky nimž je plánování přesné. Správa zákazníků uchovává ověřenou adresu každého zákazníka na mapě vedle původní, dobu zastávky, časová okna a distribuční poznámky; co tam uložíte, putuje se zákazníkem do každého doručení, a soubor zákazníků jich načte nebo aktualizuje mnoho najednou. Nastavení vozidel obsahuje kapacitu a paletová místa každého typu vozidla a typy obsahu, které veze. Linky propojují pevné číslo linky s jejím pravidelným řidičem a vozidlem, takže výběr jednoho doplní zbytek.

Kontrola zůstává manažerovi. Sekce Uživatelé a role určuje, kdo se přihlašuje a co která role vidí, s přepínačem zobrazení a úprav pro každou obrazovku a roli. Uživatel je přihlášen vždy jen na jednom zařízení a protokol změn nastavení zaznamenává každé uložení – kdo, kdy a starou i novou hodnotu. Klíče API pro vaše systémy vytváří, omezuje a ruší manažer a každé volání se zaznamenává.

Nápověda zabudovaná do každé obrazovky

Každá obrazovka má tlačítko Uživatelská příručka, které otevře její příručku vedle obrazovky, aniž by blokovalo práci, ve vašem jazyce. Vyhledávání prochází všechny příručky a otevře výsledek ve správné kapitole, názvy polí v příručce zvýrazní pole na obrazovce a „i“ u každého nastavení vysvětluje, co dělá a kdy platí. Tipy jsou označeny podle druhu – zkratka, poznámka, doporučeno, úspora času, častá chyba – a střídají se na obrazovce, zatímco se trasy počítají.

Obrazovka Verze uvádí srozumitelnými slovy, co obsahuje každá vydaná verze, s odkazy na příručky, které aktualizovala, a zvonek Zprávy shromažďuje oznámení od týmu OptiRoutes, přičemž důležitá jsou označena hvězdičkou. Nové firmy dostanou také průvodce Začínáme, který se může otevřít vedle příručky a nastavované obrazovky.

Ruční plánování, tabulky, nebo OptiRoutes?

Mnoho týmů začíná s trasami sestavenými ručně nebo v tabulce. Níže uvedená tabulka porovnává tři způsoby práce na úkolech distribučního dne. Popisuje běžnou praxi, ne konkrétní produkt.

Srovnání s konkrétními produkty pro plánování tras najdete na stránkách srovnání.

Které funkce nastavit jako první?

1. Údaje o firmě, řidiči a objednávky jednoho dne – pokryje je průvodce Začínáme a naplánuje vaše první trasy.
2. Vozidla a jejich kapacita – aby plánování správně plnilo každé auto a označilo trasu nad kapacitou.
3. Časová okna a doby zastávek zákazníků – pro zákazníky, kteří přijímají zboží ve stanovených hodinách nebo vykládají pomalu.
4. Požadavky aplikace pro řidiče – před ostrým provozem rozhodněte, kteří řidiči potřebují fotografii, podpis nebo report palet.
5. Doplňky, které vaše firma využívá – pokladnu pro platbu při doručení, uspořádání palet pro paletizované náklady, automatické načítání nebo Files API, když má váš ERP zásobovat OptiRoutes daty, a skóre řidičů, jakmile budete mít data za několik týdnů.

Kdo používá které funkce?

OptiRoutes má čtyři role v kanceláři a tři role v aplikaci a každá vidí to, co její práce potřebuje. Manažer firmy může obrazovku po obrazovce měnit, která role co vidí nebo upravuje.

Různá odvětví spoléhají na různé funkce – distributoři chladírenského řetězce na palety a typy obsahu, firmy s platbou při doručení na pokladnu. Jak vypadá den plánovače v jednotlivých odvětvích, ukazují stránky odvětví.

Často kladené otázky