Fonctionnalités d’OptiRoutes

Que fait OptiRoutes pour une entreprise de livraison ?

La plupart des équipes de distribution gèrent leur journée avec plusieurs outils : un système de commandes, un tableur pour les tournées, des appels et des messages aux chauffeurs, des bons de livraison papier et un cahier de caisse. OptiRoutes comble les trous entre eux avec un seul flux. Les commandes arrivent et sont vérifiées ; les tournées sont planifiées et ajustées ; les chauffeurs les reçoivent sur leur téléphone et déclarent chaque arrêt avec preuve ; le bureau suit le terrain en direct ; et en fin de journée, la caisse clôture chaque chauffeur face à ce qu’il a déclaré.

Les domaines fonctionnels ci-dessous suivent ce flux. Chacun a sa propre page avec le détail, les paramètres et les questions que posent habituellement les planificateurs. La mise en place se fait avec un court assistant de démarrage, présenté dans comment ça marche, et le prix est à la ligne, comme expliqué sur la page tarifs.

Planification des tournées

Le cœur d’OptiRoutes : passer des commandes du jour à un plan de tournées, chacune avec un chauffeur, un véhicule et des arrêts dans le bon ordre. Les commandes se chargent depuis Excel, CSV ou votre système, chaque adresse est vérifiée sur la carte avant la planification, et l’assistant de planification répartit les commandes selon la méthode et les limites choisies. Sur l’écran des tournées, vous affinez ensuite le plan en faisant glisser les arrêts sur la carte ou d’une carte de tournée à l’autre.

• Cinq méthodes de planification, de la Planification IA avec apprentissage au regroupement par ville ou selon les lignes de votre fichier de commandes.
• Des lignes prioritaires pour les clients clés ou les types de contenu, des rotations de livraison, et des plages horaires avec plusieurs niveaux de rigueur.
• Verrouillage, sauvegardes et un choix clair pour les commandes qui arrivent après la planification.

En savoir plus sur la planification des tournées.

Planification IA et zones

La Planification IA avec apprentissage répartit les arrêts du jour entre vos chauffeurs et ordonne chaque tournée, en construisant les lignes à partir de l’expérience de vos planifications récentes et des tournées que vos chauffeurs effectuent réellement. Elle travaille dans vos limites d’arrêts, d’heures, de kilomètres et de capacité, et sur chaque carte de tournée, vous pouvez afficher les raisonnements qui la sous-tendent. Autour d’elle, les zones de livraison et les zones fermées vous offrent des répartitions fixes là où vous en avez besoin.

• Une méthode qui s’adapte à votre façon de travailler : plus vous planifiez avec elle, plus les tournées se rapprochent de votre activité.
• Des zones de livraison dessinées sur la carte, dans un modèle par jour de la semaine, chacune avec son chauffeur habituel.
• Des zones fermées toujours planifiées en lignes dédiées, avant toute autre planification.

En savoir plus sur la planification IA et les zones.

Application chauffeur

Les chauffeurs reçoivent leurs tournées sur leur téléphone et les déroulent arrêt par arrêt. L’application lance la navigation, enregistre l’arrivée, la livraison ou la non-livraison avec un motif, les enlèvements, les retours, les articles et les palettes, et recueille la preuve et les espèces lorsque l’entreprise l’exige. Avant la clôture de la journée, elle vérifie que rien n’est resté non déclaré, et elle continue de fonctionner lors de courtes pertes de réseau.

• Navigation dans Waze, ou dans Plans sur iPhone, par adresse ou par coordonnées exactes.
• Des exigences par chauffeur : photo, signature, nom du destinataire, déclaration des palettes et GPS.
• 34 langues, un mode gants à grands boutons et une taille de texte réglable.

En savoir plus sur les fonctionnalités de l’application chauffeur, ou sur l’obtention de l’application.

Preuve de livraison

Les clients signent le bon de livraison sur le téléphone du chauffeur — le PDF de la commande issu de votre système, ou votre modèle vierge — avec jusqu’à trois photos, remarques et retours. Les bons signés sont conservés avec la commande, envoyés par e-mail selon des règles et disponibles par jour en un seul ZIP : un litige se règle avec un document plutôt qu’avec un coup de téléphone.

• La signature peut être bloquée sans le fichier du bon original, ou lorsque le GPS est désactivé.
• Trois circuits d’e-mail : toutes les signatures, les signatures avec remarque, les signatures avec retours.
• Une archive POD quotidienne et un accès par l’API de fichiers pour vos propres systèmes.

En savoir plus sur la preuve de livraison.

Espèces et clôture de journée

Pour les entreprises qui encaissent à la livraison, OptiRoutes enregistre espèces et chèques chez le client et clôture la journée de chaque chauffeur à la caisse. La caisse réceptionne le chauffeur client par client, coche chaque document, compte palettes et bacs plastiques, et justifie chaque écart par un motif ; les dispatcheurs transmettent ensuite à la comptabilité, qui exporte le rapport sur la période.

• Des clients payant comptant reconnus grâce au mot désignant les espèces dans leur nom, dans n’importe quelle langue prise en charge.
• Six statuts de clôture, cinq contrôles par tournée et un encadré d’alertes pour chaque écart.
• Des reçus aux clients payants et des confirmations de dépôt aux chauffeurs, par e-mail.

En savoir plus sur les espèces et la clôture de journée.

Suivi en temps réel et dispatch

Pendant que les tournées sont sur la route, la carte de distribution en temps réel montre la tournée de chaque chauffeur, le statut de chaque arrêt et son horaire par rapport au plan ou au créneau du client. Le déroulement de la journée, sur l’écran d’accueil, met en tête ce qui bloque le travail — un chauffeur sans position, une tournée qui n’a pas démarré à l’heure, des commandes non livrées — et l’historique des trajets montre le chemin réellement parcouru n’importe quel jour passé.

• Des arrêts marqués livrés, non livrés, livrés avec anomalie ou en attente, avec une indication à l’heure, en retard ou en avance.
• Des filtres pour les non livrés, les pas encore déclarés et les hors délai.
• SMS et WhatsApp vers les chauffeurs, les sous-traitants, les clients et les responsables.

En savoir plus sur le suivi en temps réel et le dispatch.

Palettes et chargement des camions

OptiRoutes organise les commandes de chaque tournée sur les palettes du camion dans vos limites d’unités, de volume et de poids, sépare les groupes comme le frais et le surgelé, et place les palettes des premiers arrêts près de la porte. L’organisation peut être vérifiée et modifiée à l’écran, confiée au chauffeur dans l’application, imprimée pour les préparateurs et exportée avec les numéros de palettes.

• Des emplacements palettes par type de véhicule, une zone réfrigérée et des limites par type de palette.
• Des clients gardés entiers, des palettes dédiées aux gros clients et des groupes de consolidation.
• Des codes-barres de véhicules pour le scan cross-dock, pour les activités qui fonctionnent ainsi.

En savoir plus sur les palettes et le chargement des camions.

Notifications clients et plages horaires

Chaque client peut avoir des plages horaires de livraison par jour de la semaine, la planification les respecte, et les clients sont informés du passage du chauffeur. Les SMS indiquent à chaque client sa propre heure d’arrivée estimée, éventuellement sous forme de plage horaire, avec un lien de suivi vers une page indiquant quand le chauffeur est attendu. Ensuite, le bilan de la période mesure combien de livraisons ont été effectuées dans le créneau.

• Des messages depuis l’écran des tournées, depuis l’application du chauffeur, à la fin de l’arrêt précédent et au départ de la tournée.
• Une alerte aux responsables lorsqu’un chauffeur saute un arrêt.
• Des temps d’attente pour les clients connus pour leurs longues files de déchargement.

En savoir plus sur les notifications et plages horaires.

Rapports et scores des chauffeurs

Les rapports chauffeurs couvrent n’importe quelle période — exceptions de plages horaires, visites, tournées, rapports de livraison avec articles, retours et palettes, encaissements et frais — et s’exportent vers Excel. Le bilan de la période compare les 7 ou 14 derniers jours à la période précédente. La performance des chauffeurs note les chauffeurs selon vos propres objectifs pondérés et transforme les objectifs atteints en propositions de primes validées par un responsable.

• Taux de livraison, non-livraisons, livraisons dans le créneau et motifs de non-livraison les plus fréquents.
• Jusqu’à 12 indicateurs, des objectifs par jour, semaine et mois, des règles de prime par paliers et un registre.
• Les chauffeurs ne voient que leur propre performance dans l’application.

En savoir plus sur les rapports et scores des chauffeurs.

Langues et pays

Le système web, ses guides et ses e-mails ainsi que l’application chauffeur sont disponibles en 34 langues, dont l’hébreu et l’arabe de droite à gauche. Le pays de l’adresse de votre entreprise définit la langue de l’entreprise, la devise, les unités, les formats de nombre et de date et le premier jour de la semaine, et chaque utilisateur travaille dans sa propre langue.

• Des menus de langues ordonnés selon le pays de l’entreprise.
• La devise et les unités comme libellés, jamais de conversion silencieuse.
• Chauffeurs et personnel du bureau chacun dans sa langue, sur les mêmes tournées.

En savoir plus sur les langues et pays, et sur la connexion de vos systèmes sur la page Intégrations.

Clients, véhicules et paramètres de l’entreprise

Derrière les écrans quotidiens se trouvent les fiches qui rendent la planification précise. La Gestion des clients conserve pour chaque client son adresse vérifiée sur la carte à côté de l’adresse d’origine, le temps sur place, les plages horaires et les notes de distribution ; ce que vous y enregistrez accompagne le client dans chaque livraison, et un fichier clients en charge ou met à jour un grand nombre à la fois. Les paramètres des véhicules contiennent la capacité et les emplacements palettes de chaque type de véhicule ainsi que les types de contenu transportés. Les lignes associent un numéro de ligne fixe à son chauffeur et à son véhicule habituels : en choisir un renseigne le reste.

Le contrôle reste entre les mains du responsable. Les utilisateurs et rôles déterminent qui se connecte et ce que voit chaque rôle, avec un interrupteur lecture et modification par écran et par rôle. Un utilisateur est connecté sur un seul appareil à la fois, et un journal des modifications de paramètres consigne chaque enregistrement — qui, quand, ancienne et nouvelle valeur. Les clés API de vos systèmes sont créées, limitées et révoquées par le responsable, et chaque appel est journalisé.

Une aide intégrée à chaque écran

Chaque écran dispose d’un bouton Guide d’utilisation qui ouvre son guide à côté de l’écran sans bloquer le travail, dans votre langue. Une recherche couvre tous les guides et ouvre le résultat au bon chapitre, les noms de champs du guide mettent en évidence le champ à l’écran, et un « i » à côté de chaque paramètre explique ce qu’il fait et quand il s’applique. Les astuces sont classées par type — raccourci, remarque, recommandé, gain de temps, erreur fréquente — et défilent à l’écran pendant le calcul des tournées.

L’écran Versions présente en termes simples le contenu de chaque version publiée, avec des liens vers les guides mis à jour, et la cloche Messages regroupe les annonces de l’équipe OptiRoutes, les plus importantes étant marquées d’une étoile. Les nouvelles entreprises disposent aussi de l’assistant de démarrage, qui peut s’ouvrir côte à côte avec le guide et l’écran en cours de configuration.

Planification manuelle, tableurs ou OptiRoutes ?

Beaucoup d’équipes commencent par des tournées construites à la main ou dans un tableur. Le tableau ci-dessous compare les trois façons de travailler sur les tâches d’une journée de distribution. Il décrit des pratiques courantes, et non un produit en particulier.

Pour des comparaisons avec des logiciels de planification de tournées nommément cités, consultez les pages de comparatifs.

Quelles fonctionnalités configurer en premier ?

1. Informations de l’entreprise, chauffeurs et une journée de commandes — l’assistant de démarrage les couvre et planifie vos premières tournées.
2. Les véhicules et leur capacité — pour que la planification remplisse correctement chaque camion et signale une tournée en surcapacité.
3. Plages horaires et temps d’arrêt des clients — pour les clients qui réceptionnent à heures fixes ou déchargent lentement.
4. Exigences de l’application chauffeur — décidez quels chauffeurs doivent fournir une photo, une signature ou une déclaration des palettes avant la mise en service.
5. Les options utiles à votre activité — la caisse pour le paiement à la livraison, l’organisation des palettes pour les chargements palettisés, le chargement automatique ou l’API de fichiers si votre ERP doit alimenter OptiRoutes, et les scores des chauffeurs une fois quelques semaines de données disponibles.

Qui utilise quelles fonctionnalités ?

OptiRoutes compte quatre rôles au bureau et trois rôles dans l’application, et chacun voit ce dont son travail a besoin. Le responsable de l’entreprise peut modifier, écran par écran, ce que chaque rôle consulte ou modifie.

Chaque secteur s’appuie sur des fonctionnalités différentes — les distributeurs sous température dirigée sur les palettes et les types de contenu, les entreprises qui encaissent à la livraison sur la caisse. Consultez les pages Secteurs pour voir à quoi ressemble la journée d’un planificateur dans chacun.

Questions fréquentes