Doklad o doručení: podpísané listy, fotografie a archív

Čo sa v OptiRoutes považuje za doklad o doručení?

Doklad o doručení (POD) je záznam, že dodávka dorazila k zákazníkovi, a toho, čo bolo odovzdané. OptiRoutes podporuje niekoľko úrovní, ktoré môžete kombinovať a nastaviť pre každého vodiča:

Každý prepínač „povinné“ nedovolí vodičovi dokončiť doručenie, kým nie je splnený, takže doručenie nahlásené v kancelárii má vždy doklad, ktorý ste požadovali. Pre zákazníkov, ktorí potrebujú podpísaný list, môžete vodičom, ktorí ich obsluhujú, zapnúť „povinný podpis“ a „povinné meno príjemcu“.

Ako funguje digitálny podpis na dodacom liste?

Zapnite digitálny podpis v nastaveniach aplikácie pre vodičov a zákazník podpíše dokument v telefóne vodiča. Dokument sa do aplikácie dostane dvoma spôsobmi:

• Vlastný dodací list objednávky – váš systém uloží PDF pre každé číslo objednávky do priečinka POD spoločnosti cez API pre súbory alebo súborový server a zákazník podpíše presne tento dokument.
• Vaša prázdna podpisová šablóna – keď objednávka nemá vlastný súbor listu, zákazník podpíše prázdne PDF dodacieho listu vašej firmy, ktoré raz nahráte v nastaveniach.

Ak chcete, aby zákazníci podpisovali len originálny dokument, zapnite blokovať podpis, keď chýba súbor originálneho dodacieho listu: bez súboru vodič podpis neotvorí. Ak chcete mať pri každom podpise polohu, zapnite blokovať podpis, kým je GPS vypnuté. V položke polia zobrazené počas podpisovania uvediete polia objednávky – napríklad číslo objednávky, množstvo alebo sumu –, ktoré vodič a zákazník uvidia na obrazovke podpisu.

Pri doručení zákazník podpíše s až tromi fotografiami, poznámkami a vráteniami. Kde je slabý signál, možnosť odoslať podpis na pozadí umožní vodičovi hneď pokračovať, kým sa podpis odosiela v pozadí; ak server podpis neprijme, aplikácia ho odošle znova a na konci dňa ho uvedie v zozname, kým nedorazí.

Nastavenie dokladu o doručení

1. Vyberte požiadavky

   Na obrazovke vodičov zapnite fotografiu, podpis, meno príjemcu alebo hlásenie paliet pre vodičov, ktorí ich potrebujú.

2. Zapnite digitálny podpis

   V nastaveniach aplikácie pre vodičov označte digitálny podpis na dodacom liste a uveďte polia zobrazené počas podpisovania.

3. Nahrajte prázdnu šablónu

   Vyberte PDF prázdneho dodacieho listu; uloží sa hneď, ako súbor vyberiete.

4. Nastavte e-mailové smerovanie

   Vyplňte adresy pre každý podpis, podpisy s poznámkou a podpisy s vráteniami a odosielací účet Gmail s jeho heslom aplikácie.

5. Otestujte s jedným vodičom

   Vodiči dostanú nové nastavenia pri prihlásení, preto požiadajte jedného vodiča, aby sa odhlásil, znova prihlásil a podpísal testovacie doručenie, skôr než to oznámite všetkým.

Kam smerujú podpísané dodacie listy?

Podpísané listy sa posielajú e-mailom automaticky, na tri prijímacie adresy, aby sa každý list dostal k osobe, ktorá ho spracúva:

• Každý podpis – adresa, ktorá dostane kópiu každého podpísaného listu, napríklad schránka vášho back office alebo archívu.
• Podpis s poznámkou – pre toho, kto rieši poznámky zákazníkov.
• Podpis s vráteniami – pre toho, kto vybavuje vrátenia a dobropisy.

E-maily odchádzajú z vlastného účtu Gmail vašej firmy, v mene vašej firmy, pomocou hesla aplikácie Google, ktoré vytvoríte v nastaveniach zabezpečenia Google – nikdy nie bežného hesla účtu. Kópia každého podpísaného listu sa uchováva aj v priečinku spoločnosti, odkiaľ si ju môžu vyzdvihnúť vaše systémy.

Poznámky a vrátenia, ktoré zostávajú jednotné

Podpísaný list je taký užitočný ako slová vedľa neho. Vodiči vyberajú poznámky k doručeniu a k vráteniam z pripravených zoznamov, ktoré spravuje kancelária, namiesto toho, aby zakaždým písali nové znenie, takže hlásenia sa dajú porovnávať medzi vodičmi a týždňami. Zoznamy sa upravujú v nastaveniach, dajú sa preusporiadať a skryť bez vymazania a do aplikácie sa dostanú pri prihlásení vodiča. Podpis s vráteniami sa pošle e-mailom na adresu pre vrátenia, takže ten, kto vystavuje dobropis, ho uvidí ešte v ten istý deň.

Ako POD neskôr nájsť

Doklad má zmysel, len ak ho nájdete, keď sa zákazník opýta. OptiRoutes ponúka niekoľko ciest späť k podpísanému listu:

• Dispečing naživo – zastávka uzavretá s dodacím listom zobrazuje ikonu dokumentu; kliknutím sa súbor POD otvorí na novej karte.
• Hlásenia o doručení – hlásenia vodičov s položkami uvádzajú, čo bolo pri každej zastávke nahlásené, a otvárajú podpísaný dodací list.
• Archív POD – na obrazovke vodičov vyberte deň a stiahnite všetky podpísané dodacie doklady spoločnosti z daného dňa ako jeden ZIP.
• API pre súbory – váš softvér vypíše a stiahne súbory POD za daný deň, podpísané PDF, podpis a fotografie zvlášť alebo celý deň ako jeden ZIP; pozrite si integrácie.

Podpísané súbory sa ukladajú po dňoch v priečinku spoločnosti a sú pomenované podľa čísla objednávky, takže každý dokument sa dá dohľadať k objednávke, ku ktorej patrí.

Kontrola POD na konci dňa

POD je súčasťou uzávierky dňa, nie samostatnou povinnosťou. V pokladni má každý zákazník na trase štítok POD – zelený, keď je uzavretý, červený, keď bolo doručené bez POD, sivý, keď nebolo doručené – a pole upozornení zhromažďuje dodávky neuzavreté v POD podľa trasy a vodiča. Domovský priebeh dňa aj prehľad obdobia počítajú doručenia s chybou podpisu alebo bez dodacieho listu, takže medzera sa ukáže hneď nasledujúce ráno, nie až na konci mesiaca. Samotná aplikácia pre vodičov pred uzavretím dňa vypíše každú doručenú objednávku, ktorej podpísaný list sa na serveri nenašiel.

Odosielanie hlásení o doručení do vašich systémov

Okrem dokladov sa dá každé hlásenie o doručení odoslať aj do iného vášho systému. Vyplňte adresu pre hlásenia o doručení v nastaveniach aplikácie pre vodičov a každé hlásenie sa pošle aj tam, takže sa váš ERP alebo zákaznícky portál aktualizuje sám. Vodiči môžu podpísaný dodací list zdieľať aj priamo z telefónu, keď zákazník požiada o kópiu na mieste.

Často kladené otázky