签收证明：已签收单据、照片与归档

在 OptiRoutes 中，什么算作签收证明？

签收证明（POD）是证明货物已送达客户、以及交付了哪些货物的记录。OptiRoutes 支持多个级别，可以组合使用，并按司机分别设置：

每一个“必填”开关都会让司机在完成该项之前无法完成配送，因此办公室看到的每一次已上报配送，都一定带有您要求的凭证。对于需要签收单据的客户，可以为服务他们的司机开启“须签名”和“须填写收货人姓名”。

送货单电子签名如何运作？

在司机 App 设置中开启电子签名，客户即可在司机的手机上为单据签名。单据通过两种方式到达 App：

• 配送单自己的送货单 — 您的系统通过文件 API 或文件服务器，按配送单号将 PDF 放入公司的 POD 文件夹，客户签署的正是这份单据。
• 您的空白签收模板 — 当配送单没有自己的单据文件时，客户签署您企业送货单的空白 PDF，该模板只需在设置中上传一次。

如果只允许客户签署原始单据，请开启缺少原始送货单文件时禁止签名：没有文件，司机就无法打开签名。如果要求每次签名都有位置信息，请开启GPS 关闭时禁止签名。在签名时显示的字段中，您可以列出司机和客户在签名页面上看到的配送单字段 — 例如配送单号、数量或金额。

交付时，客户签名，最多可附三张照片，并记录备注和退货。在信号较弱的地方，后台发送签名可让司机立即前往下一站，签名在后台发送；如果服务器未接受某个签名，App 会重新发送，并在一天结束时将其列出，直到发送成功。

设置签收证明

1. 选择要求

   在司机页面上，为需要的司机开启拍照、签名、收货人姓名或托盘上报。

2. 开启电子签名

   在司机 App 设置中，勾选送货单电子签名，并列出签名时显示的字段。

3. 上传空白模板

   选择一份空白送货单的 PDF；选择文件后会立即保存。

4. 设置电子邮件分发

   填写接收每次签名、带备注签名和带退货签名的地址，以及用于发送的 Gmail 账户及其应用专用密码。

5. 先用一位司机测试

   司机在登录时获取新设置，因此请先让一位司机退出后重新登录，并签署一次测试配送，然后再通知所有人。

已签收的送货单会发送到哪里？

已签收的单据会自动通过电子邮件发送，共有三个接收地址，确保每份单据都送到负责处理的人手中：

• 每次签名 — 接收每一份已签收单据副本的地址，例如您的后台办公室或归档邮箱。
• 带备注的签名 — 发给负责跟进客户备注的人。
• 带退货的签名 — 发给负责处理退货和贷项通知单的人。

这些电子邮件从您企业自己的 Gmail 账户、以您企业的名义发出，使用您在 Google 安全设置中创建的应用专用密码 — 绝不使用账户的常规密码。每份已签收单据的副本也会保存在公司的文件夹中，供您的系统获取。

保持一致的备注与退货

一份已签收单据的价值，取决于它旁边的文字。司机从办公室维护的预设列表中选择配送备注和退货备注，而不是每次都输入新的措辞，因此不同司机、不同周次的报告可以相互比较。这些列表在设置中编辑，可以调整顺序、隐藏而无需删除，并在司机登录时同步到 App。带有退货的签名会发送到退货地址，负责开具贷项的人当天就能看到。

日后查找 POD

只有在客户询问时能找到，凭证才有用。OptiRoutes 提供多种方式找回已签收的单据：

• 实时调度 — 以送货单关闭的停靠点会显示一个文件图标；点击即可在新标签页中打开 POD 文件。
• 配送报告 — 带商品明细的司机报告会列出每个停靠点上报的内容，并可打开已签收的送货单。
• POD 归档 — 在司机页面上选择某一天，即可将公司当天所有已签收的配送单据打包为一个 ZIP 下载。
• 文件 API — 您的软件可以列出并下载某一天的 POD 文件，分别获取已签收的 PDF、签名和照片，或将整天打包为一个 ZIP；详见集成。

已签收的文件按天保存在公司的文件夹中，以配送单号命名，因此每份单据都能追溯到其所属的配送单。

在一天结束时核查 POD

POD 是日结的一部分，而不是一项额外的工作。在收款台上，路线上的每位客户都显示一个 POD 标签 — 已关闭为绿色，已送达但没有 POD 为红色，未送达为灰色 — 提醒框则按路线和司机汇集未在 POD 中关闭的配送单。首页的当日流程和阶段回顾会统计签名失败或没有送货单的配送，因此问题在第二天早上就能被发现，而不是等到月底。司机 App 本身也会在当天关闭之前，列出在服务器上找不到已签收单据的已送达配送单。

将配送报告发送到您自己的系统

除了单据之外，每一份配送报告都可以推送到您的其他系统。在司机 App 设置中填写配送报告地址，每一份报告也会同时发送到那里，您的 ERP 或客户门户便会自动更新。当客户当场要一份副本时，司机也可以直接从手机分享已签收的送货单。

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