Prova di consegna: bolle firmate, foto e archivio

Che cosa vale come prova di consegna in OptiRoutes?

La prova di consegna (POD) è la registrazione che una consegna è arrivata al cliente e di ciò che è stato consegnato. OptiRoutes supporta diversi livelli, che puoi combinare e impostare per autista:

Ogni interruttore "obbligatorio" impedisce all'autista di completare la consegna finché non viene soddisfatto, quindi una consegna registrata in ufficio ha sempre la prova che hai richiesto. Per i clienti che hanno bisogno di una bolla firmata si possono attivare "firma obbligatoria" e "nome del destinatario obbligatorio" sugli autisti che li servono.

Come funziona la firma digitale sulla bolla di consegna?

Attiva la firma digitale nelle impostazioni dell'app per gli autisti e il cliente firma il documento sul telefono dell'autista. Il documento arriva all'app in due modi:

• La bolla di consegna dell'ordine: il tuo sistema deposita un PDF per numero d'ordine nella cartella POD dell'azienda, tramite l'API dei file o il file server, e il cliente firma esattamente quel documento.
• Il tuo modello di firma vuoto: quando un ordine non ha un proprio file di bolla, il cliente firma un PDF vuoto della bolla della tua azienda, caricato una sola volta nelle impostazioni.

Per far firmare ai clienti solo il documento originale, attiva blocca la firma quando manca il file originale della bolla di consegna: senza il file l'autista non può aprire la firma. Per avere una posizione per ogni firma, attiva blocca la firma con il GPS spento. In campi mostrati durante la firma elenchi i campi dell'ordine (ad esempio numero d'ordine, quantità o importo) che l'autista e il cliente vedono nella schermata di firma.

Alla consegna il cliente firma con un massimo di tre foto, osservazioni e resi. Dove la ricezione è debole, invia la firma in background permette all'autista di proseguire subito mentre la firma viene inviata dietro le quinte; se il server non accetta una firma, l'app la invia di nuovo e la elenca a fine giornata finché non arriva.

Configurare la prova di consegna

1. Scegli i requisiti

   Nella schermata degli autisti, attiva foto, firma, nome del destinatario o rapporto pallet per gli autisti che ne hanno bisogno.

2. Attiva la firma digitale

   Nelle impostazioni dell'app per gli autisti, seleziona la firma digitale sulla bolla di consegna ed elenca i campi mostrati durante la firma.

3. Carica il modello vuoto

   Scegli un PDF della tua bolla di consegna vuota; viene salvato non appena selezioni il file.

4. Imposta l'inoltro via e-mail

   Inserisci gli indirizzi per tutte le firme, per le firme con un'osservazione e per le firme con resi, e l'account Gmail di invio con la relativa password per le app.

5. Prova con un autista

   Gli autisti ricevono le nuove impostazioni quando accedono, quindi chiedi a un autista di uscire e rientrare e di firmare una consegna di prova prima di avvisare tutti.

Dove finiscono le bolle di consegna firmate?

Le bolle firmate vengono inviate automaticamente via e-mail, con tre indirizzi di destinazione perché ogni bolla arrivi alla persona che la gestisce:

• Ogni firma: un indirizzo che riceve una copia di ogni bolla firmata, ad esempio la casella del back office o dell'archivio.
• Una firma con un'osservazione: per chi segue le osservazioni dei clienti.
• Una firma con resi: per chi gestisce i resi e le note di credito.

Le e-mail partono dall'account Gmail della tua azienda, a nome della tua azienda, usando una password per le app di Google che crei nelle impostazioni di sicurezza di Google, mai la password normale dell'account. Una copia di ogni bolla firmata viene conservata anche nella cartella dell'azienda, da cui i tuoi sistemi possono prelevarla.

Osservazioni e resi sempre coerenti

Una bolla firmata è utile quanto le parole che la accompagnano. Gli autisti scelgono le osservazioni di consegna e le note di reso da elenchi predefiniti gestiti dall'ufficio, anziché digitare ogni volta una formulazione nuova, così i rapporti si possono confrontare tra autisti e settimane. Gli elenchi si modificano nelle impostazioni, si possono riordinare e nascondere senza eliminarli e arrivano all'app quando l'autista accede. Una firma accompagnata da resi viene inviata via e-mail all'indirizzo dei resi, così chi emette la nota di credito la vede il giorno stesso.

Ritrovare una POD in seguito

Una prova è utile solo se la ritrovi quando un cliente la chiede. OptiRoutes offre diversi modi per risalire a una bolla firmata:

• Dispatch in tempo reale: una fermata chiusa con una bolla di consegna mostra un'icona documento; un clic apre il file POD in una nuova scheda.
• Rapporti di consegna: i rapporti degli autisti con articoli elencano ciò che è stato registrato a ogni fermata e aprono la bolla di consegna firmata.
• Archivio POD: nella schermata degli autisti, scegli un giorno e scarica in un unico ZIP tutti i documenti di consegna firmati dell'azienda di quel giorno.
• API dei file: il tuo software elenca e scarica i file POD di un giorno, il PDF firmato, la firma e le foto separatamente, oppure l'intera giornata come un unico ZIP; vedi integrazioni.

I file firmati vengono archiviati per giorno nella cartella dell'azienda, con il numero d'ordine come nome, così ogni documento si può ricondurre all'ordine a cui appartiene.

Verificare la POD a fine giornata

La POD fa parte della chiusura della giornata, non è un'incombenza a parte. Alla Cassa, ogni cliente di un percorso mostra un indicatore POD (verde se chiuso, rosso se consegnato senza POD, grigio se non consegnato) e il riquadro degli avvisi raccoglie le consegne non chiuse nella POD per percorso e per autista. La Pagina iniziale e il riepilogo del periodo contano le consegne con un errore di firma o senza bolla di consegna, così una mancanza si vede la mattina dopo anziché a fine mese. L'app per gli autisti stessa elenca, prima di poter chiudere la giornata, ogni ordine consegnato la cui bolla firmata non è stata trovata sul server.

Inviare i rapporti di consegna ai tuoi sistemi

Oltre ai documenti, ogni rapporto di consegna può essere inviato a un altro tuo sistema. Compila l'indirizzo per i rapporti di consegna nelle impostazioni dell'app per gli autisti e ogni rapporto viene inviato anche lì, così il tuo ERP o il portale clienti si aggiorna da solo. Gli autisti possono anche condividere una bolla di consegna firmata direttamente dal telefono quando un cliente ne chiede subito una copia.

Domande frequenti