Reittisuunnittelu jälkivaatimusjakeluun

Miltä päivä näyttää jälkivaatimustoiminnassa?

Monissa jakeluyrityksissä osa asiakkaista maksaa yhä kuljettajalle: pienet ruokakaupat, kioskit, torikojut ja ravintolat, jotka maksavat toimituksen yhteydessä käteisellä tai šekillä. Nuo rahat ovat osa reittiä. Kuljettajan on tiedettävä, mitkä asiakkaat maksavat, paljonko kukin on velkaa ja mitä tehdä, kun asiakas maksaa vähemmän tai myöhemmin. Ilman järjestelmää tämä elää ohjaamossa paperilapuilla.

Toimistolla on vaikeampi pää. Kun kuljettajat palaavat, jonkun on vastaanotettava jokainen: laskettava rahat, tarkistettava šekit, verrattava niitä perittävään, kerättävä allekirjoitetut lähetteet ja palautetut lavat ja selvitettävä, miksi reitiltä 4 puuttuu muutama sata. Sitten ajojärjestelijä luovuttaa päivän käteisen taloushallinnolle, taloushallinto laskee kaikilta ajojärjestelijöiltä vastaanottamansa, ja kirjanpito haluaa raportin päivittäin, kuljettajittain ja kuukausittain.

Jokainen vaihe on tilaisuus erotukselle, jota kukaan ei osaa selittää viikkoa myöhemmin. Tavoite on yksinkertainen: jokainen summa kirjataan kerran, lähteellä, ja jokaisella erotuksella on syy ja nimi.

Mitkä OptiRoutesin ominaisuudet ovat jälkivaatimuksissa tärkeimpiä?

• Käteisasiakkaat nimen perusteella. Asiakas, jonka nimessä on käteistä tarkoittava sana — omalla kielelläsi tai heprealla — on käteisasiakas, ja se merkitään valuuttamerkillä kuljettajan pysähdysluetteloon. Muuta ei tarvitse määrittää.
• Perintähälytys saapuessa. Kun saapuminen käteisasiakkaalle kuitataan, avautuu ilmoitus tilauksen mukaisesta perittävästä summasta. Jos tilauksella ei ole hintaa, ilmoituksessa lukee ”summa tuntematon”, ja kuljettaja syöttää perityn summan.
• Käteinen, šekit ja syy jokaiselle erotukselle. Perintänäkymään syötetään käteinen, šekkien summa, šekkien lukumäärä ja vapaa muistiinpano. Kun peritty summa poikkeaa perittävästä, sovellus vaatii syyn käteiserotusten huomautusluettelostasi.
• Kuljettajan päivän päätteen ilmoitus. Sovellus näyttää raporttien mukaiset kokonaissummat, ja kuljettaja ilmoittaa, mitä hän todella tuo mukanaan. Reitin tilaksi kassalla tulee sitten ”odottaa sulkemista”.
• Kassa. Päivittäinen koontinäyttö, jossa on jokainen reitti, sen summat, viisi tarkistusta — rahat, lavat, lähetteet, POD ja toimitus — sekä tila: palaamatta, odottaa sulkemista, luonnos, suljettu, suljettu poikkeuksin, vaatii huomiota. Katso käteinen ja päivän sulkeminen.
• Kuljettajan vastaanotto asiakas kerrallaan. Asiakaskohtaisesti: asiakirjat ja V-painike kutakin tarkistusta kohden (esimerkiksi punainen leima), vastaanotettu käteinen ja šekit kuljettajan raporttia vasten sekä ajantasainen erotus.
• Ajojärjestelijän ja taloushallinnon sulkemiset. Ajojärjestelijä sulkee päivänsä ja luovuttaa käteisen ja šekit taloushallinnolle; taloushallinto sulkee taloushallinnon päivän päivämäärän jokaista ajojärjestelijän luovutusta vasten.
• Kuitit ja vahvistukset sähköpostitse. Kun päivä on suljettu, jokainen maksanut asiakas saa kuitin, jossa on summa, päivämäärä ja reitti, ja kuljettaja saa talletusvahvistuksen.
• Raportit kirjanpidolle. Aikavälin raportti jokaisesta sulkemisesta päiväkohtaisine välisummineen ja CSV-vienteineen sekä taloushallinnon sulkemisten taulukko kokonaissummineen.

Mitä tapahtuu, kun suljettu päivä osoittautuu virheelliseksi?

Suljettu päivä on vain luku -tilassa. Vain esihenkilö voi avata sen uudelleen kirjallisella syyllä; päivä palaa luonnokseksi nykyisin luvuin, ja tieto siitä, kuka sen avasi, milloin ja miksi, tallentuu sulkemisen muistiinpanoihin. Taloushallinnon käyttäjä voi sulkea mutta ei avata uudelleen. Kun päivämäärän taloushallinnon päivä on suljettu, minkään saman päivämäärän ajojärjestelijän sulkemisen voi muuttaa vasta, kun esihenkilö on ensin avannut taloushallinnon päivän uudelleen. Jokaisesta sulkemisesta säilyy tieto siitä, kuka sen sulki, milloin, kuka vastaanotti kuljettajan, sekä jokainen summa, syy ja muistiinpano.

Roolit pitävät työt erillään: taloushallinto päätyy kirjautuessaan kassalle ja päivittää taloushallinnon sulkemisen; ajojärjestelijä vastaanottaa kuljettajat ja sulkee oman päivänsä ja näkee taloushallinnon osion vain luku -tilassa; esihenkilö tekee kaiken; suunnittelijat eivät näe kassaa.

Miten ajojärjestelijä luovuttaa käteisen taloushallinnolle?

Kun ajojärjestelijä on vastaanottanut kuljettajansa, hän sulkee oman päivänsä: kuinka paljon käteistä, kuinka paljon šekkeinä ja montako šekkiä hän luovuttaa taloushallinnolle. Kortit näyttävät, mitä hän vastaanotti kyseisenä päivänä suljetuilta kuljettajilta, vielä vastaanottamattomat reitit listataan punaisella, ja erotus vaatii kirjallisen syyn. ”Sulje kirjanpitoon” luovuttaa täsmälleen sen, mitä kuljettajilta tänään vastaanotettiin, ja sulkee ajojärjestelijän päivän yhdellä napautuksella.

Taloushallinto raportoi sitten taloushallinnon päivän sulkemisessa, mitä se todella vastaanotti — yksi päivää kohden, päivämäärän jokaista ajojärjestelijän luovutusta vasten. Kirjanpitäjän kuukausiraportti on yksi CSV-vienti taloushallinnon sulkemisten taulukosta: käteinen ja šekit erikseen, lukumäärät, erotukset ja syyt.

Mitä tunnuslukuja jälkivaatimustoiminnan kannattaa seurata?

Havainnollistava esimerkki kuvitteellisin luvuin jakelijasta, jonka 10 kuljettajaa perii käteistä päivittäin. Se ei ole väite minkään OptiRoutes-asiakkaan tuloksista.

Miten aloitat jälkivaatimukset OptiRoutesissa?

Lisää käteistä tarkoittava sana käteisasiakkaidesi nimiin, aseta hinnat heidän tilauksiinsa, jotta perittävä summa on tiedossa, ja valmistele käteiserotusten syyt kohdassa Asetukset → Valmiit huomautukset. Anna jokaiselle käteisasiakkaalle sähköpostiosoite asiakaskortille, jos haluat lähettää kuitteja. Aja sitten yksi päivä kokeilun läpi — 3 päivää ilmaiseksi, enintään 50 osoitetta päivässä, ei korttia.

Usein kysytyt kysymykset