Asiakkaiden aikaikkunat ja saapumisilmoitukset
OptiRoutesissa jokaisella asiakkaalla voi olla toimitusten aikaikkunat viikonpäivittäin, ja suunnittelu noudattaa niitä. Asiakkaat saavat SMS-viestin omasta arvioidusta saapumisajastaan — toimistosta, kuljettajan lähtiessä liikkeelle tai edellisellä pysähdyksellä — ja halutessa linkin sivulle, joka näyttää, milloin kuljettaja on odotettavissa. Jälkikäteen jokaista toimitusta verrataan sen aikaikkunaan.
Päivitetty:
Miten asiakkaan aikaikkuna asetetaan?
Avaa asiakas Asiakashallinnassa ja lisää aikaikkunat asiakasikkunan alaosaan: jokainen rivi on päivä (tai ”Kaikki päivät”), aikaikkunan alku ja aikaikkunan loppu, ja asiakkaalla voi olla useita rivejä. Asiakastiedosto, jossa on avaamis- ja sulkemisaikasarakkeet, luo aikaikkunat kerralla. Sama aikaikkuna toimii siitä lähtien jokaisessa toimituksessa kyseiselle asiakkaalle, joten kenenkään ei tarvitse kirjoittaa sitä jokaiseen tilaukseen.
Kaksi asiaan liittyvää asetusta tekee saapumisajoista realistisia. Asiakaskortin aika asemalla kertoo, kauanko kuljettaja viipyy — hyödyllinen supermarketille tai varastolle, jossa purku kestää. Odotusaikaluettelo nimeää pitkistä odotuksista tunnetut asiakkaat, kuten ketjut, joiden purkupaikoilla jonotetaan, nimen osan ja arvioidun minuuttimäärän perusteella: niiden pysähdykset korostetaan reittikortilla, ja odotus muuttuu pysähdysajaksi.
Noudattaako reittisuunnittelu aikaikkunoita?
Noudattaa, ja sinä päätät, kuinka tiukasti. Uudelleenjärjestys voi olla täysi uudelleenjärjestys aikaikkunoiden mukaan, pelkkä aikojen uudelleenlaskenta järjestystä muuttamatta tai täysi uudelleenjärjestys ilman aikaikkunoita. Pysähdys, joka ei ehdi aikaikkunaansa, voi jäädä reitille tai siirtyä kohdistamattomiin pysähdyksiin, ja lähtöä voidaan viivästää, jottei kuljettaja odota suljetun oven takana. Oppivassa tekoälysuunnittelussa aikaikkunat tarkistetaan todellisia ajoaikoja vasten pysähdyksiä jaettaessa. Reittikortti näyttää varoituksen, kun kaikkia sen pysähdyksiä ei ehditä aikaikkunoissaan. Kaikki suunnitteluvaihtoehdot ovat reittisuunnittelusivulla.
Väljempää toimintaa varten ”kaikki asiakkaat avoinna työpäivän loppuun” pitää rajana vain kunkin asiakkaan avaamisajan, ja ”järjestä pysähdykset toimitustunnin mukaan” asettaa aikaisen toimituksen tarvitsevan asiakkaan ensimmäiseksi, vaikka se olisi kauempana.
Mitä SMS-viestejä asiakkaat voivat saada?
| Viesti | Milloin se lähtee |
|---|---|
| Reittinäkymän viesti | Toimisto lähettää sen reittivalikosta jokaiselle reitin asiakkaalle, kullekin hänen oman arvioidun saapumisaikansa. |
| Viesti sovelluksesta | Kuljettaja lähettää sen painalluksella sovelluksesta, esimerkiksi matkalla, arvioidun saapumisajan kera. |
| Pysähdyksen päättyessä | Kun kuljettaja päättää pysähdyksen, yksi viesti lähtee tavaran vastaanottaneelle asiakkaalle ja yksi seuraavalle asiakkaalle. |
| Reitin alkaessa | Heti kun kuljettaja aloittaa reitin, jokainen sen asiakas saa viestin omasta arvioidusta saapumisajastaan, joka ei koskaan ole kierroksen päättymisaikaa myöhäisempi. |
Kun saapumisen seurantalinkki on käytössä, jokaisessa asiakkaalle lähtevässä viestissä on linkki sivulle, joka näyttää, milloin kuljettaja on odotettavissa. Jos kuljettajan viestiä ei ole mukautettu, yrityksen nimissä lähtee tavallinen viesti, jossa on tämä linkki. Kukin viestityyppi otetaan käyttöön erikseen, ja reittinäkymän viesti pysäytetään yksinkertaisesti tyhjentämällä sen teksti.
Viestin kirjoittaminen: kellonaika-, päivämäärä- ja aikavälisymbolit
Viestit kirjoitetaan kerran SMS-asetuksissa, ja niissä on symboleja, jotka järjestelmä korvaa kunkin asiakkaan kohdalla:
- Neljä risuaitaa — arvioitu saapumisaika.
- Neljä tähteä — päivämäärä.
- Merkki ^ — aikaväli ennen saapumisaikaa, ja merkki @ — aikaväli sen jälkeen; kukin merkki on yksi tunti.
Esimerkiksi ”Kuriiri saapuu tänään klo ^^ ja @@ välillä” antaa jokaiselle asiakkaalle kahden tunnin ikkunan arvion kummallekin puolelle. Ikkuna yhden tarkan kellonajan sijaan säästää puheluita asiakkailta, jotka kysyvät, miksi kuljettajaa ei vielä näy. Kuljettajan sovellusviesti on myös se, jonka seuraava asiakas saa, kun pysähdyksen päättyessä lähetettävä viesti on käytössä, joten muotoile se sopimaan molempiin tilanteisiin.
Asiakkaan ohjeet, jotka kulkevat jokaisen toimituksen mukana
Hyvä asiakaspalvelu tarkoittaa myös sitä, että kuljettaja tietää, mitä asiakas odottaa. Jokaisella asiakaskortilla on jakeluhuomautukset: asiakkaan osoitteeseen tallennettu pysyvä huomautus, kertaluonteinen tehtävä, vahvistusta vaativa toimitus, pysyvä osoite ja estetty asiakas -merkintä, joka estää uusien tilausten latautumisen. Automaattiset huomautukset lisäävät valittujen asiakkaiden tilauksiin kiinteän tekstin niiden tullessa järjestelmään — esimerkiksi purkuohjeen ketjun jokaiselle myymälälle — joten kenenkään ei tarvitse kirjoittaa sitä jokaiseen tilaukseen, ja se kulkee tilauksen mukana reitille ja kuljettajalle.
Hälytykset esihenkilöille, kun järjestys muuttuu
Kun kuljettaja ohittaa pysähdyksen omin päin ja siirtyy myöhempään, esihenkilöiden puhelimiin voi lähteä heti viesti, jotta toimisto voi tiedottaa asiakkaalle ennen kuin tämä soittaa. Samat esihenkilöiden puhelimet voivat saada SMS-viestin, kun kuljettaja jätti tehtävän tekemättä asiakkaalla tai päätti reitin. Ota ohitusraportti käyttöön, kun asiakkailla on tiukat aikaikkunat.
Täsmällisyyden mittaaminen
Aikaikkunan toleranssi määrää, montako minuuttia aikaikkunan ulkopuolella lasketaan reittikortilla vielä kunnossa olevaksi. Reaaliaikaisella kartalla asiakkaan aikaikkunan ulkopuolinen saapuminen merkitään myöhäiseksi tai aikaiseksi; asiakkailla, joilla ei ole aikaikkunaa, lasketaan vain yli kahden tunnin poikkeama suunnitellusta ajasta. Jälkikäteen kolme paikkaa näyttää, miten onnistuit:
- Aikaikkunapoikkeamat — kuljettajaraportti toimituksista suhteessa asiakkaan aikaikkunaan.
- Kauden katsaus — ”asiakkaan aikaikkunassa”: niistä tilauksista, jotka toimitettiin asiakkaalle, jolla on kyseiselle viikonpäivälle aikaikkuna, montako raportoitiin sen sisällä ilman toleranssia, sekä niiden toimitusten kattavuus, joilla oli aikaikkuna.
- Päivän kulku — ajan ulkopuolella raportoidut tilaukset, myös aikaiset, listattuina tarkistettaviksi kohteiksi.
Reaaliaikainen ajoitus ja ajojärjestelijän näkymä kuvataan reaaliaikaisen seurannan sivulla ja kuljettajakohtaiset raportit raporttisivulla.
Lisää aikaikkunat muutamalle asiakkaalle ja suunnittele niillä päivä ilmaisen kokeilun aikana.
3 päivän ilmainen kokeilu · enintään 50 osoitetta päivässä · ei luottokorttia
Usein kysytyt kysymykset
Voiko asiakkaalla olla eri aikaikkunat eri päivinä?
Voi. Jokaisella aikaikkunarivillä on päivä tai ”Kaikki päivät”, alku ja loppu, ja asiakkaalla voi olla useita rivejä.
Mitä seurantalinkki näyttää?
Se avaa sivun, joka näyttää, milloin kuljettajan odotetaan saapuvan. Se lisätään jokaiseen asiakasviestiin, kun seurantalinkkiasetus on käytössä.
Voivatko asiakkaat saada aikavälin tarkan kellonajan sijaan?
Voivat. Käytä viestitekstissä merkkejä ^ ja @; kukin merkki lisää yhden tunnin ennen arvioitua saapumisaikaa tai sen jälkeen.
Mitä tapahtuu pysähdykselle, joka ei ehdi aikaikkunaansa?
Sinä valitset: pidä se reitillä tai siirrä se kohdistamattomiin pysähdyksiin, jotta suunnittelija voi päättää.
Mistä tiedän, montako toimitusta oli ajallaan?
Kauden katsaus näyttää asiakkaan aikaikkunan sisällä raportoitujen toimitusten osuuden, ja kuljettajien aikaikkunapoikkeamaraportti listaa sen ulkopuolelle jääneet.
Aloita ilmainen kokeilu — 3 päivää, ei korttia
3 päivän ilmainen kokeilu · enintään 50 osoitetta päivässä · ei luottokorttia