Kuljettajasovellus: ensimmäisestä pysähdyksestä päivän päätökseen

Mitä kuljettajat tekevät OptiRoutes-sovelluksessa?

Kuljettaja kirjautuu toimiston asettamalla sähköpostiosoitteella ja salasanalla, näkee hänelle lähetetyn reitin ja käy sen läpi pysähdys pysähdykseltä. Jokaisella asiakkaalla kuljettaja ilmoittaa saapumisesta, merkitsee toimituksen toimitetuksi tai toimittamattomaksi, tallentaa allekirjoituksen ja valokuvat, kun niitä vaaditaan, kirjaa käteisen ja šekit ja laskee lavat. Päivän päätteeksi sovellus tarkistaa, ettei mitään jäänyt raportoimatta, ja kuljettaja sulkee päivän.

Sovellus on tehty tien päälle: suuret painikkeet, luettelo, joka näyttää pysähdyksellä vain olennaisen, ja pikapainikkeet tavallisimpiin tilanteisiin. Se toimii 34 kielellä ja on saatavilla iOS:lle ja Androidille. Tämä sivu selittää työnkulun; kuljettajasovelluksen sivu kattaa asennuksen, kirjautumisen, luvat ja yksityisyyden.

Reittiluettelo: päivän pysähdykset järjestyksessä

Reittiluettelo on kuljettajan aloitusnäkymä. Reitti ilmestyy sinne, kun toimisto lähettää sen reittinäkymästä; yrityksen asetuksesta riippuen kuljettaja voi nähdä myös reitit, joita ei ole vielä suljettu, tai tulevien päivien reitit. Kunkin pysähdyksen vieressä luettelo voi näyttää määrän — värillisen pisteen kera sisältötyypin mukaan, kuten kylmä tai pakaste — tilausnumeron ja laskun numeron sekä valuuttamerkin käteisasiakkaan vieressä, jotta kuljettaja muistaa periä maksun.

Toimisto päättää, mitä kuljettaja saa muuttaa reitissä:

• Toimitus yhdellä napautuksella — V-painike merkitsee pysähdyksen toimitetuksi ja X-painike toimittamattomaksi, kun allekirjoitusta tai valokuvaa ei vaadita.
• Asiakkaiden yhdistäminen yhdeksi pysähdykseksi, kun useita tilauksia menee samaan paikkaan.
• Aloituspysähdyksen valinta nastakuvakkeella, kun reitti on alkanut.
• Reitin järjestyksen muuttaminen palvelimella puhelimesta.
• Tilauksen lisääminen olemassa olevalle asiakkaalle.

Toinen asetus siirtää eilisen toimittamatta jääneet tilaukset tämän päivän reitin loppuun, kun kuljettaja avaa sen, joten mitään väliin jäänyttä ei unohdeta. Päivänuolilla kuljettaja voi katsoa muita päiviä, ellei yritys piilota niitä, jolloin kuljettaja näkee vain kuluvan päivän. Kun tulevien päivien raportointi on käytössä, kuljettaja voi jopa aloittaa huomisen reitin etuajassa ja raportoida sen toimitukset.

Navigointi jokaiselle pysähdykselle

Miltä tahansa pysähdykseltä kuljettaja avaa navigoinnin Wazessa — Waze-sovelluksessa, jos se on asennettu, ja muuten Waze-linkissä — tai iPhonessa Apple Mapsissa. Määränpää lähetetään osoitetekstinä tai, kun yritys ottaa koordinaattinavigoinnin käyttöön, asiakkaan tarkkana karttapisteenä. Koordinaatit auttavat, kun asiakkaiden osoitteet ovat epätarkkoja; kun tähän yhdistetään tarjous korjata asiakkaan osoite kuljettajan sijainnin perusteella, kuljettaja pääsee oikealle portille ja osoite korjautuu seuraavaa kertaa varten.

Puhelinpainikkeella soitetaan asiakkaalle, ja kuljettaja voi lähettää asiakkaalle tekstiviestin arvioidusta saapumisajasta sanamuodolla, jonka toimisto kirjoittaa SMS-asetuksiin.

Toimituksen raportointi asiakkaalla

Kun Saavuttu-painike on käytössä, kuljettaja ilmoittaa ensin saapumisesta ja aika tallentuu; toimitusvaihtoehdot avautuvat vasta sen jälkeen. Sitten kuljettaja raportoi, mitä tapahtui:

• Toimitettu, osittain tai ei toimitettu — toimittamatta jättäminen voi vaatia syyn, joka valitaan toimiston valmiista luettelosta kirjoittamisen sijaan.
• Noudot — noudettu tai ei noudettu, asiakkaalta noudettaville tilauksille.
• Palautukset — palautushuomautuksella valmiista luettelosta.
• Nimikkeet — nimikehallinnalla kuljettaja päivittää, kuinka paljon kutakin nimikekoodia toimitettiin.
• Lavat — montako toimitettiin ja noudettiin, tavalliset tai muovilaatikot, kun lavaraportointi on käytössä.
• Asiakkaan sijainti — päivitä asiakkaan sijainti puhelimesta, kun karttapiste on väärä.

Vahingossa lähetetty raportti ei ole ongelma: Peruuta ja raportoi uudelleen avaa tilauksen uudelleen puhelimessa ja peruuttaa edellisen raportin myös palvelimella yhdessä sen perintäraportin kanssa.

Toimitustodistus sovelluksessa

Kun todistetta vaaditaan, kuljettaja ei voi viimeistellä toimitusta ilman sitä. Toimisto voi vaatia valokuvan lähetteestä, vastaanottajan allekirjoituksen näytölle, vastaanottajan nimen ja lavaraportin kaikilta kuljettajilta tai kuljettajakohtaisesti. Kun digitaalinen allekirjoitus lähetteeseen on käytössä, asiakas allekirjoittaa sovelluksessa, ja mukaan voi liittää enintään kolme valokuvaa, huomautukset ja palautukset — tilauksen omaan lähetteeseen, kun järjestelmäsi lähetti sellaisen, tai muuten tyhjään allekirjoituspohjaasi.

Valitsemasi kentät — esimerkiksi tilausnumero ja summa — näkyvät kuljettajalle ja asiakkaalle allekirjoituksen aikana. Heikon kuuluvuuden alueilla allekirjoituksen voi lähettää taustalla, jolloin kuljettaja jatkaa matkaa heti. Allekirjoituksen jälkeen kuljettaja voi jakaa allekirjoitetun lähetteen puhelimesta. Koko työnkulku, mukaan lukien se, minne allekirjoitetut lähetteet lähetetään sähköpostitse, on toimitustodistuksen sivulla.

Käteisen ja šekkien perintä

Kun saapuminen käteisasiakkaalle kuitataan, avautuu ilmoitus tilauksen mukaisesta perittävästä summasta. Perintänäkymään syötetään käteinen, šekkien summa, šekkien lukumäärä ja vapaa muistiinpano, ja perittävä summa näkyy kenttien yläpuolella. Jos peritty summa poikkeaa perittävästä, sovellus vaatii syyn toimiston erotusten syiden luettelosta. Käteisasiakas, jolle on toimitettu ilman perintäraporttia, merkitään puuttuvaksi, ja kuljettaja täydentää sen pysähdyslistasta ennen päivän päättämistä. Mitä toimistossa tapahtuu seuraavaksi, kerrotaan käteisen ja päivän sulkemisen sivulla.

Lavat ja lastaus sovelluksessa

Yritykset, jotka kuljettavat tavaraa lavoilla, voivat antaa kuljettajan järjestellä reitin lavat sovelluksessa sen sijaan, että toimisto järjestelisi ne näytöllä. Kun lavaraportointi on käytössä, kuljettaja kirjaa kullakin pysähdyksellä, montako lavaa toimitettiin ja noudettiin, erikseen tai yhdessä, ja ovatko ne tavallisia lavoja vai muovilaatikoita; kokonaismäärät näkyvät reitin päättyessä lähetettävässä sähköpostissa, ja ne lasketaan takaisin kassalla. Koko lavalogiikka on lavat ja kuorma-auton lastaus -sivulla.

Päivän päätös

Kun reitin jokainen tilaus on raportoitu, sovellus kysyy, päättikö kuljettaja päivänsä. Ennen kuin se sallii päivän sulkemisen, se tarkistaa ja listaa kaiken vielä avoimen: raportoimattomat tilaukset, allekirjoitukset, joita palvelin ei hyväksynyt, toimitetut tilaukset, joiden allekirjoitettua lähetettä ei löytynyt palvelimelta, käteisasiakkaat ilman perintäraporttia ja epäonnistuneet perintäraportit. Jokainen kohta avaa tilauksen, johon se kuuluu, ja Yritä uudelleen lähettää odottavat uudelleen.

Sen jälkeen kuljettaja näkee päivän perintäraporttien kokonaissummat ja ilmoittaa, mitä hän todella tuo mukanaan — käteinen, šekit ja šekkien lukumäärä. Ilmoitus siirtää reitin tilaan ”odottaa sulkemista” toimiston kassalla. Oletuksena kuljettajan jo raportoimat pysähdykset sulkeutuvat hänen osaltaan päivän päätyttyä; toimisto voi pitää ne auki, jotta raporttia voi vielä korjata.

Heikko kuuluvuus ja katkokset

Kuljettajilta katoaa kenttä kellareissa, varastoissa ja maaseudun teillä. Sovellus tallentaa valmiin pysähdysraportin puhelimeen ennen kuin yrittää lähettää sen, merkitsee pysähdyksen tehdyksi ja lähettää tallennetun raportin, kun yhteys palaa; vielä odottava raportti näkyy tilassa ”odottaa lähetystä”. Ilman yhteyttä tehty peruutus lähetetään samalla tavalla. Päivän päättäminen vaatii yhteyden, koska sovellus varmistaa ensin, että palvelin vastaanotti jokaisen raportin ja allekirjoituksen.

Mitä toimisto hallitsee

Kuljettajasovellus noudattaa yrityksen asetuksia, jotka toimisto määrittää verkkojärjestelmässä. Sovellus saa ne kuljettajan kirjautuessa, joten kuljettaja, joka ei näe muutosta, kirjautuu ulos ja uudelleen sisään. Käyttäjä voi olla kirjautuneena vain yhdellä laitteella: kirjautuminen toisella puhelimella kirjaa edellisen ulos, ja salasanan vaihdon jälkeen kuljettaja kirjautuu uudelleen uudella salasanalla.

Kielet, hanskatila ja henkilökohtaiset pisteet

Sovellus avautuu puhelimen kielellä, kun se on yksi 34 tuetusta kielestä, ja kuljettaja voi vaihtaa kieltä valikosta milloin tahansa; heprea ja arabia näytetään oikealta vasemmalle. Näytöllä on kaksi tilaa: tavallinen, tiivis, jossa näytöllä on enemmän pysähdyksiä, ja hanskatila, jossa on suuret painikkeet. Toimisto voi asettaa uusien kuljettajien oletustilan, ja jokainen kuljettaja voi myös suurentaa tai pienentää tekstiä.

Kun yritys käyttää kuljettajien pisteitä, kuljettaja näkee sovelluksessa ”Oma suoriutumiseni” -näkymän: tavoitteensa ja edistymisensä, pisteensä sekä, jos toimisto sallii, sijoituksensa ja bonustilanteensa. Kuljettaja näkee aina vain omat lukunsa. Kuljettajia varikolla vastaanottava henkilöstö voi kirjautua samaan sovellukseen ja käyttää sitä kassana, ja cross-dock-toimintaan on saatavilla cross-dock-skannaus — kysy meiltä.

Usein kysytyt kysymykset