Aplicația șoferului: de la prima oprire până la sfârșitul zilei

Ce fac șoferii în aplicația OptiRoutes?

Un șofer se autentifică cu adresa de e-mail și parola stabilite de birou, vede ruta care i-a fost trimisă și o parcurge oprire cu oprire. La fiecare client, șoferul raportează sosirea, marchează livrarea ca efectuată sau nu, preia o semnătură și fotografii când sunt obligatorii, înregistrează numerarul și cecurile și numără paleții. La sfârșitul zilei, aplicația verifică dacă nu a rămas nimic neraportat, iar șoferul își închide ziua.

Aplicația este făcută pentru drum: butoane mari, o listă care arată doar ce contează la o oprire și butoane rapide pentru situațiile obișnuite. Funcționează în 34 de limbi și este disponibilă pe iOS și Android. Această pagină explică fluxul de lucru; pagina aplicației șoferului acoperă instalarea, autentificarea, permisiunile și confidențialitatea.

Lista rutei: opririle zilei în ordine

Lista rutei este ecranul principal al șoferului. O rută apare acolo imediat ce biroul o trimite din ecranul de rute; în funcție de setarea companiei, șoferul poate vedea și rute care nu sunt încă închise sau rute ale zilelor următoare. Lângă fiecare oprire, lista poate afișa cantitatea — cu un punct colorat după tipul de conținut, de exemplu refrigerat sau congelat —, numărul comenzii și numărul facturii, precum și un simbol monetar lângă un client cu plata în numerar, ca șoferul să-și amintească să încaseze.

Biroul decide ce poate modifica șoferul pe rută:

• Livrare cu o atingere — un buton V marchează o oprire ca livrată, iar un buton X o marchează ca nelivrată, când nu este obligatorie nicio semnătură sau fotografie.
• Unirea clienților într-o singură oprire când mai multe comenzi merg în același loc.
• Alegerea opririi de start cu pictograma cu pioneză, după pornirea rutei.
• Reordonarea rutei pe server, de pe telefon.
• Adăugarea unei comenzi pentru un client existent.

O altă setare mută comenzile nelivrate de ieri la finalul rutei de azi când șoferul o deschide, astfel încât nimic ratat să nu fie uitat. Săgețile pentru zile îi permit șoferului să vadă alte zile, cu excepția cazului în care compania le ascunde, ca șoferul să vadă doar ziua curentă. Cu raportarea în zilele viitoare activată, un șofer poate chiar să înceapă mai devreme ruta de mâine și să-i raporteze livrările.

Navigație la fiecare oprire

De la orice oprire, șoferul deschide navigația în Waze — aplicația Waze, dacă este instalată, altfel linkul Waze — sau, pe iPhone, în Apple Maps. Destinația este trimisă ca text al adresei sau, când compania activează navigarea după coordonate, ca punctul exact al clientului pe hartă. Coordonatele ajută când adresele clienților sunt imprecise; combinat cu propunerea de a corecta adresa unui client după poziția șoferului, acesta ajunge la poarta potrivită, iar adresa este corectată pentru data viitoare.

Un buton de telefon apelează clientul, iar șoferul îi poate trimite clientului un mesaj cu ora estimată de sosire, cu textul redactat de birou în setările SMS.

Raportarea unei livrări la client

Cu butonul Am sosit activat, șoferul raportează mai întâi sosirea, iar ora este înregistrată; opțiunile de livrare se deschid doar după aceea. Apoi șoferul raportează ce s-a întâmplat:

• Livrat, parțial sau nelivrat — o nelivrare poate necesita un motiv, ales din lista pregătită de birou, nu tastat.
• Ridicări — ridicat sau neridicat, pentru comenzile preluate de la client.
• Returnări — cu o notă de returnare dintr-o listă pregătită.
• Articole — cu gestionarea articolelor, șoferul actualizează cât s-a livrat din fiecare cod de articol.
• Paleți — câți au fost livrați și colectați, obișnuiți sau plastoni, când raportarea paleților este activată.
• Locația clientului — actualizarea locației clientului de pe telefon când punctul de pe hartă este greșit.

Un raport trimis din greșeală nu este o problemă: Anulează și raportează din nou redeschide comanda pe telefon și anulează și raportul anterior de pe server, împreună cu raportul de încasare aferent.

Dovada livrării în aplicație

Când dovada este obligatorie, șoferul nu poate încheia o livrare fără ea. Biroul poate impune o fotografie a avizului de livrare, semnătura destinatarului pe ecran, numele destinatarului și un raport de paleți, pentru toți șoferii sau pe șofer. Cu semnătura digitală pe avizul de livrare activată, clientul semnează în aplicație, cu până la trei fotografii, observații și returnări — pe avizul de livrare al comenzii, când sistemul dumneavoastră l-a trimis, sau pe șablonul gol de semnare, când nu l-a trimis.

Câmpurile pe care le alegeți — de exemplu numărul comenzii și suma — apar pentru șofer și client în timpul semnării. Acolo unde semnalul este slab, semnătura poate fi trimisă în fundal, ca șoferul să meargă mai departe imediat. După semnare, șoferul poate partaja avizul de livrare semnat de pe telefon. Întregul flux, inclusiv unde sunt trimise pe e-mail avizele semnate, este pe pagina dovezii de livrare.

Încasarea numerarului și a cecurilor

Marcarea sosirii la un client cu plata în numerar deschide o alertă cu suma de încasat conform comenzii. Ecranul de încasare preia numerarul, suma cecurilor, numărul de cecuri și o notă liberă, cu suma de încasat afișată deasupra câmpurilor. Dacă suma încasată diferă de cea datorată, aplicația cere un motiv din lista de motive pentru diferențe a biroului. Un client cu plata în numerar livrat fără raport de încasare este semnalat ca lipsă, iar șoferul îl completează din lista de opriri înainte de a încheia ziua. Ce se întâmplă apoi la birou este explicat pe pagina despre numerar și închiderea zilei.

Paleți și încărcare în aplicație

Companiile care transportă marfă pe paleți îi pot permite șoferului să aranjeze paleții rutei în aplicație, în loc ca biroul să-i aranjeze pe ecran. Cu raportarea paleților activată, șoferul înregistrează la fiecare oprire câți paleți au fost livrați și colectați, separat sau împreună, și dacă sunt paleți obișnuiți sau plastoni; totalurile apar în e-mailul trimis la încheierea rutei și sunt numărate înapoi la casierie. Întreaga logică a paleților este pe pagina despre paleți și încărcarea camionului.

Sfârșitul zilei

Când fiecare comandă de pe rută este raportată, aplicația întreabă dacă șoferul a terminat ziua. Înainte să permită închiderea zilei, verifică și listează tot ce este încă deschis: comenzi neraportate, semnături neacceptate de server, comenzi livrate al căror aviz semnat nu a fost găsit pe server, clienți cu plata în numerar fără raport de încasare și rapoarte de încasare eșuate. Fiecare element deschide comanda căreia îi aparține, iar Încearcă din nou retrimite ce așteaptă.

Șoferul vede apoi totalurile rapoartelor de încasare ale zilei și declară ce aduce efectiv înapoi — numerar, cecuri și numărul de cecuri. Această declarație trece ruta în starea „în așteptarea închiderii” la casieria biroului. Implicit, opririle deja raportate de un șofer se închid pentru el după sfârșitul zilei; biroul le poate păstra deschise, ca un raport să mai poată fi corectat.

Semnal slab și momente offline

Șoferii pierd semnalul în subsoluri, depozite și pe drumuri rurale. Aplicația salvează pe telefon raportul unei opriri finalizate înainte să încerce să-l trimită, marchează oprirea ca făcută și trimite raportul salvat când conexiunea revine; un raport încă în așteptare apare ca „în așteptare pentru trimitere”. O anulare făcută fără conexiune se trimite la fel. Încheierea zilei necesită conexiune, pentru că aplicația se asigură mai întâi că serverul a primit fiecare raport și fiecare semnătură.

Ce controlează biroul

Aplicația șoferului urmează setările companiei, pe care biroul le stabilește în sistemul web. Aplicația le primește când șoferul se autentifică, așa că un șofer care nu vede o modificare se deconectează și se autentifică din nou. Un utilizator poate fi autentificat pe un singur dispozitiv: autentificarea pe alt telefon îl deconectează pe cel anterior, iar după o schimbare de parolă șoferul se autentifică din nou cu parola nouă.

Limbi, modul mănuși și scoruri personale

Aplicația se deschide în limba telefonului când aceasta este una dintre cele 34 de limbi acceptate, iar șoferul poate schimba limba din meniu oricând; ebraica și araba se afișează de la dreapta la stânga. Afișarea are două moduri: normal, compact, cu mai multe opriri pe ecran, și mănuși, cu butoane mari. Biroul poate stabili modul implicit pentru șoferii noi, iar fiecare șofer poate mări sau micșora textul.

Acolo unde compania folosește scorurile șoferilor, șoferul vede în aplicație „Performanța mea”: obiectivele și progresul, scorul și, dacă biroul permite, locul în clasament și starea bonusului. Un șofer își vede întotdeauna doar propriile cifre. Personalul care preia șoferii la depozit se poate autentifica în aceeași aplicație și o poate folosi ca o casierie, iar scanarea cross-dock este disponibilă pentru operațiunile de cross-docking — întrebați-ne.

Întrebări frecvente