Sjåførappen: fra første stopp til dagens slutt

Hva gjør sjåførene i OptiRoutes-appen?

En sjåfør logger inn med e-postadressen og passordet kontoret har satt opp, ser ruten som er sendt til ham eller henne, og jobber seg gjennom den stopp for stopp. Hos hver kunde rapporterer sjåføren ankomst, markerer leveringen som levert eller ikke, innhenter signatur og bilder når det kreves, registrerer kontanter og sjekker og teller paller. Ved dagens slutt kontrollerer appen at ingenting er urapportert, og sjåføren avslutter dagen.

Appen er laget for veien: store knapper, en liste som bare viser det som betyr noe ved et stopp, og hurtigknapper for de vanlige tilfellene. Den fungerer på 34 språk og finnes for iOS og Android. Denne siden forklarer arbeidsflyten; siden om sjåførappen dekker installasjon, innlogging, tillatelser og personvern.

Rutelisten: dagens stopp i rekkefølge

Rutelisten er sjåførens startskjerm. En rute vises der så snart kontoret sender den fra ruteskjermen; avhengig av bedriftens innstilling kan sjåføren også se ruter som ikke er lukket ennå, eller ruter for kommende dager. Ved hvert stopp kan listen vise antallet – med en farget prikk etter innholdstype, for eksempel kjølt eller fryst – ordrenummeret og fakturanummeret, og et valutamerke ved en kontantkunde slik at sjåføren husker å kreve inn.

Kontoret bestemmer hva sjåføren kan endre i ruten:

• Levering med ett trykk – en V-knapp markerer et stopp som levert, og en X-knapp markerer det som ikke levert, når det ikke kreves signatur eller bilde.
• Slå sammen kunder til ett stopp når flere ordrer skal til samme sted.
• Velg startstopp med nålikonet når ruten er startet.
• Endre rekkefølgen på ruten på serveren fra telefonen.
• Legg til en ordre for en eksisterende kunde.

En annen innstilling flytter gårsdagens ikke-leverte ordrer til slutten av dagens rute når sjåføren åpner den, så ingenting som ble glemt, blir borte. Med dagpilene kan sjåføren se på andre dager, med mindre bedriften skjuler dem slik at sjåføren bare ser dagens dato. Når rapportering på fremtidige dager er slått på, kan en sjåfør til og med starte morgendagens rute tidlig og rapportere leveringene.

Navigasjon til hvert stopp

Fra et hvilket som helst stopp åpner sjåføren navigasjon i Waze – Waze-appen når den er installert, ellers Waze-lenken – eller i Apple Maps på iPhone. Destinasjonen sendes som adressetekst eller, når bedriften slår på navigering etter koordinater, som kundens nøyaktige kartpunkt. Koordinater hjelper når kundeadressene er unøyaktige; sammen med tilbudet om å rette kundens adresse ut fra sjåførens posisjon kommer sjåføren frem til riktig port, og adressen er rettet til neste gang.

En telefonknapp ringer kunden, og sjåføren kan sende kunden en SMS med forventet ankomst, med en ordlyd kontoret skriver i SMS-innstillingene.

Rapportering av en levering hos kunden

Når knappen Ankommet er slått på, rapporterer sjåføren ankomst først, og tidspunktet registreres; leveringsvalgene åpnes først etterpå. Deretter rapporterer sjåføren hva som skjedde:

• Levert, delvis levert eller ikke levert – en manglende levering kan kreve en begrunnelse, valgt fra kontorets ferdige liste i stedet for skrevet inn.
• Hentinger – hentet eller ikke hentet, for ordrer som hentes hos kunden.
• Returer – med et returnotat fra en ferdig liste.
• Varelinjer – med varehåndtering oppdaterer sjåføren hvor mye av hver varekode som ble levert.
• Paller – hvor mange som ble levert og samlet inn, vanlige paller eller plastkasser, når pallrapportering er slått på.
• Kundens posisjon – oppdater kundens posisjon fra telefonen når kartpunktet er feil.

En rapport som er sendt ved en feil, er ikke noe problem: Avbryt og rapporter på nytt åpner ordren igjen på telefonen og annullerer også den forrige rapporten på serveren, sammen med innkrevingsrapporten.

Leveringsbevis i appen

Når bevis kreves, kan sjåføren ikke fullføre en levering uten det. Kontoret kan kreve bilde av følgeseddelen, mottakerens signatur på skjermen, mottakerens navn og en pallrapport, for alle sjåfører eller per sjåfør. Når digital signatur på følgeseddelen er slått på, signerer kunden i appen med opptil tre bilder, merknader og returer – på ordrens egen følgeseddel når systemet ditt har sendt en, eller på din blanke signeringsmal når det ikke har det.

Felter du velger – for eksempel ordrenummeret og beløpet – vises for sjåføren og kunden under signeringen. Der dekningen er svak, kan signaturen sendes i bakgrunnen, slik at sjåføren kan kjøre videre med en gang. Etter signeringen kan sjåføren dele den signerte følgeseddelen fra telefonen. Hele arbeidsflyten, inkludert hvor signerte følgesedler sendes på e-post, finner du på siden om leveringsbevis.

Innkreving av kontanter og sjekker

Når sjåføren markerer ankomst hos en kontantkunde, åpnes et varsel med beløpet som skal betales ifølge ordren. Innkrevingsskjermen tar imot kontanter, sjekkbeløpet, antall sjekker og et fritt notat, med beløpet som skal betales, vist over feltene. Hvis det som ble innkrevd, avviker fra det som skulle betales, krever appen en begrunnelse fra kontorets liste over avviksbegrunnelser. En kontantkunde som er levert uten innkrevingsrapport, flagges som manglende, og sjåføren fullfører rapporten fra stopplisten før dagen avsluttes. Hva som skjer videre på kontoret, forklares på siden om kontanter og dagsoppgjør.

Paller og lasting i appen

Bedrifter som frakter varer på paller, kan la sjåføren plassere rutens paller i appen i stedet for at kontoret plasserer dem på skjermen. Med pallrapportering slått på registrerer sjåføren ved hvert stopp hvor mange paller som ble levert og samlet inn, hver for seg eller samlet, og om det er vanlige paller eller plastkasser; totalene vises i e-posten som sendes når ruten avsluttes, og telles opp igjen i kassen. Hele pallogikken finner du på siden om paller og lasting av lastebil.

Dagens slutt

Når alle ordrene på ruten er rapportert, spør appen om sjåføren er ferdig for dagen. Før den lar dagen avsluttes, kontrollerer og viser den alt som fortsatt er åpent: ordrer som ikke er rapportert, signaturer serveren ikke godtok, leverte ordrer der den signerte følgeseddelen ikke ble funnet på serveren, kontantkunder uten innkrevingsrapport og innkrevingsrapporter som feilet. Hvert punkt åpner ordren det gjelder, og Prøv igjen sender det som venter, på nytt.

Sjåføren ser deretter totalene fra dagens innkrevingsrapporter og erklærer hva som faktisk tas med tilbake – kontanter, sjekker og antall sjekker. Den erklæringen gir ruten statusen «venter på oppgjør» i kontorets kasse. Som standard lukkes stoppene en sjåfør allerede har rapportert, når dagen er over; kontoret kan holde dem åpne slik at en rapport fortsatt kan rettes.

Svak dekning og øyeblikk uten nett

Sjåfører mister dekning i kjellere, på lagre og på landeveier. Appen lagrer en fullført stopprapport på telefonen før den prøver å sende den, markerer stoppet som utført og sender den lagrede rapporten når tilkoblingen er tilbake; en rapport som fortsatt venter, vises som «venter på å bli sendt». En annullering som gjøres uten tilkobling, sendes på samme måte. For å avslutte dagen trengs det tilkobling, fordi appen først sørger for at serveren har mottatt alle rapporter og signaturer.

Hva kontoret styrer

Sjåførappen følger bedriftens innstillinger, som kontoret setter i websystemet. Appen henter dem når sjåføren logger inn, så en sjåfør som ikke ser en endring, logger ut og inn igjen. En bruker kan bare være logget inn på én enhet: Innlogging på en annen telefon logger ut den forrige, og etter et passordbytte logger sjåføren inn igjen med det nye passordet.

Språk, hanskemodus og personlige poeng

Appen åpnes på telefonens språk når det er ett av de 34 støttede språkene, og sjåføren kan når som helst bytte språk i menyen; hebraisk og arabisk vises fra høyre mot venstre. Visningen har to moduser: vanlig, tett, med flere stopp på skjermen, og hansker, med store knapper. Kontoret kan sette standardmodus for nye sjåfører, og hver sjåfør kan også gjøre teksten større eller mindre.

Der bedriften bruker sjåførpoeng, ser sjåføren «Mine resultater» i appen: mål og fremdrift, poeng og, hvis kontoret tillater det, plass på rangeringen og bonusstatus. En sjåfør ser alltid bare sine egne tall. Ansatte som tar imot sjåførene på depotet, kan logge inn i den samme appen og bruke den som kasse, og cross-dock-skanning er tilgjengelig for cross-dock-drift – spør oss.

Vanlige spørsmål