Rapporter, periodeoversikt og sjåførpoeng

Hvilke rapporter har OptiRoutes?

På skjermen Sjåfører og rapporter velger du én sjåfør eller Alle sjåfører, åpner en rapportfane og velger en dato, en periode eller en måned; rapporten lastes inn på nytt med en gang, og Last ned rapport lagrer radene som vises, i en fil for Excel. Filtrer først med rapportens søk, så inneholder filen nøyaktig det du trenger.

Periodeoversikt: hvordan gikk de to siste ukene?

Periodeoversikten er et tilbakeblikk for ledelsen: de siste 7 eller 14 dagene frem til i går sammenlignet med perioden før, hva som fortsatt er åpent fra i går, og hvor det stadig svikter – per dag, per sjåfør og per årsak. Seks tall viser hver sin forrige verdi, endringen og en linje per dag; en grønn pil er en endring til det bedre og en rød til det verre, mens ordrer, ruter og kilometer vises i grått uten vurdering.

• Leveringsgrad – leverte av alle rapporterte ordrer på ruter, med antallet som ikke er rapportert, vist separat.
• Ikke levert – ordrer som ikke ble levert eller ble hoppet over.
• Innenfor kundens vindu – av ordrene levert til en kunde med vindu den ukedagen, hvor mange som ble rapportert innenfor det.
• Ruter – rutene i perioden og gjennomsnittlig antall ordrer per rute.
• Planlagte km – avstanden i den siste planleggingen, ikke den kjørte avstanden.
• Årsaker til manglende levering – de fem vanligste årsakene sjåførene skrev.

Åpent fra i går viser bare det som fortsatt må håndteres, hver linje med en lenke: ruter som kjørte ut og ikke ble fullført, ordrer som ikke er rapportert, ordrer som ikke ble levert med de tre vanligste årsakene, leveringer med feilet signering eller uten følgeseddel og – for ledere og økonomi – ruter som ikke er avsluttet i kassen. Start morgenen der, og når gårsdagen er helt avsluttet, går du videre til dagens dagsflyt.

En farget dag i dag-for-dag-tabellen er et problem; et klikk åpner dagsflyten for den dagen med alt som blokkerte den. En strek betyr at det ikke finnes noe å beregne ut fra – systemet finner aldri på en verdi.

Sjåførprestasjoner og bonuser

Skjermen Sjåførprestasjoner og bonuser måler sjåførene mot mål du setter, og gjør oppnådde mål om til foreslåtte bonuser. Velg opptil 12 nøkkeltall fra ruter, ordrer og pallrapporter – for eksempel stopp, leveringsgrad eller ikke levert – og gi hvert et mål per dag, uke og måned og en vekt fra 0 til 10 (0 betyr vist, men ikke tellende). Systemet beregner hvor langt hver sjåfør nådde hvert mål, og en poengsum som er det vektede gjennomsnittet: 100 betyr at alle mål er nådd.

Rangeringen viser alle sjåfører etter poengsum, med grønt for nådd mål, oransje mellom 80 % og 99 % og rødt under 80 %. Et nøkkeltall bedriften ikke kan måle, vises som «i.t.» og trekker ikke ned poengsummen, og en sjåfør med for få arbeidsdager i perioden – færre enn 2 i en uke eller 5 i en måned – står under «Ikke rangert» i stedet for sist. Sjåførfanen bryter én sjåfør ned dag for dag, helt ned til ordrene på en rute og årsakene sjåføren rapporterte.

Bonusregler gjør et nådd mål om til et forslag: en terskel og et beløp, høyere trinn for bedre resultater og eventuelt et beløp per blokk med enheter utover målet, med et tak. Når en dag, uke eller måned er over, godkjenner eller avviser en leder forslagene, markerer godkjente bonuser som utbetalt i oversikten og kan legge til en manuell bonus eller en negativ korreksjon. En godkjent bonus beholder grunnlaget den bygde på, så en senere endring av et mål endrer den ikke, og bonusoversikten kan eksporteres til CSV for lønnskjøring.

Hva ser sjåførene om sine egne resultater?

I appen viser «Mine resultater» hver sjåfør mål og fremdrift, poengsum, teamets gjennomsnitt og, hvis du tillater det, plassering og bonusstatus. En sjåfør ser alltid bare seg selv: Selv plasseringen vises som «3 av 12», aldri andre sjåførers navn eller tall. En god start er å vise bare mål og poengsum, og legge til plassering og bonusstatus når målene har satt seg. Modulen er åpen som standard; lukker du den, fjernes skjermen fra alle menyer unntatt ledernes og fra appen, uten at noe slettes.

Månedlig forbruk og annen dokumentasjon

Månedlig forbruk viser bedriftslederen hvor mange distribusjonsruter som ble bygget hver dag og i måneden, gjennomsnittet per arbeidsdag og hvilke kontorbrukere – leder, planlegger, trafikkleder, økonomi – som jobbet i systemet og på hvor mange dager, med eksport til CSV. Sjåfører, lastere og lossere telles ikke som brukere. Annen dokumentasjon ligger der arbeidet skjer: Kassen har en perioderapport over alle dagsoppgjør, sjåførskjermen har et daglig POD-arkiv som ZIP, og en logg over endrede innstillinger viser lederne hvem som lagret hvilken innstilling, når, med gammel og ny verdi.

Vanlige spørsmål