Vanlige spørsmål

OptiRoutes er programvare for ruteplanlegging for bedrifter som leverer med egne sjåfører. Den leser inn dagens ordrer, kontrollerer hver adresse på kartet, fordeler stoppene mellom sjåførene innenfor kjøretøyenes kapasitet og kundenes tidsvinduer, og sender rutene til appen Optiroutes Driver. Sjåførene rapporterer leveringer, signaturer, bilder og kontanter; kontoret følger med ute i sanntid og gjør opp dagen i kassen.

Registrer deg på nettstedet med e-postadressen din. Du får en sekssifret kode på e-post og legger deretter inn bedriftsopplysninger, land og passord. Kontoen åpnes med en gang, du blir logget inn uten å skrive passordet på nytt, og Kom i gang-veiviseren åpnes av seg selv. Du trenger ingen samtale med en selger, og den gratis prøveperioden krever ikke kort.

Tre ting: bedriftens adresse (rutene starter og slutter der), sjåførenes fornavn og e-postadresser (hver sjåfør trenger sin egen e-postadresse) og ordrene for én dag – en fil fra systemet ditt i Excel eller CSV, eller noen få ordrer skrevet inn i veiviseren. Kjøretøytyper og kapasiteter gjør planleggingen bedre og kan legges inn den første dagen.

Den tar deg til de første rutene i sju steg: bedriftsopplysninger og lokale innstillinger, sjåfører, hvordan vi planlegger rutene dine, ordrer, planlegging av rutene, sjåførappen og en oppsummering av hva som er klart, og hva som mangler. Alt du endrer, lagres med en gang, hvert steg kan åpnes direkte, og veiviseren blir liggende i menyen når du er i gang. Se slik fungerer det.

Når ordrene er lest inn og adressene rettet, planlegger «Planlegg rutene mine» i veiviseren alle dagens ordrer som ikke ligger på en rute ennå. Det tar fra noen sekunder til et minutt. Ruteskjermen åpnes så ved siden av veiviseren, der du kan flytte stopp mellom ruter, endre rekkefølge, bytte sjåfør og låse det som er bestemt.

Webgrensesnittet finnes på 34 språk, med oppsett fra høyre mot venstre for hebraisk og arabisk. Når du velger bedriftsadressen, bestemmer landet bedriftens språk, valuta, enheter for avstand, vekt og volum, formater for tall, dato og klokkeslett, første ukedag og arbeidsdagene. Du kan endre dem senere i bedriftsopplysningene. Se språk og land.

Ja. Hvert steg i Kom i gang-veiviseren tar utgangspunkt i det systemet allerede inneholder, så den fungerer både for en ny bedrift og for en med eksisterende kunder og ruter. Kunder kan lastes opp fra en Excel- eller CSV-fil med kontrollerte adresser, stopptider og åpningstider, og faste linjer kan legges inn med fast sjåfør og kjøretøy.

Prisene starter på $49 per linje per måned. Du betaler på forhånd, etter gjennomsnittlig antall linjer per dag i måneden. Hver linje inkluderer et visst antall stopp, og hvert ekstra stopp koster litt mer. Bedriftens egen pris kan avvike fra startprisen avhengig av land og pakke, og vises på pris- og faktureringsskjermene når du er logget inn. Se priser.

En linje er én rute på én dag med minst ett stopp. Hvis tre sjåfører kjører én rute hver på mandag, har mandagen tre linjer. Månedsprisen er basert på gjennomsnittlig antall linjer per dag over dagene du jobbet, så en rolig dag og en travel dag jevner hverandre ut. Ruten for utildelte stopp, som inneholder ordrer som ikke ligger på noen rute, telles ikke.

Ta som eksempel en pris på $49 per linje per måned. Med et snitt på 10 linjer per dag koster måneden $490. Dager med 8 linjer og dager med 12 linjer gir et snitt på 10 – samme pris. Bare dagene du jobbet, teller i snittet. Hver arbeidsdag trekker sin daglige andel fra saldoen, og et månedsoppgjør justerer totalen nøyaktig til snittet.

Hver linje inkluderer et visst antall stopp. I et eksempel der en linje inkluderer 50 stopp og hvert ekstra stopp koster én dollar, koster en linje med 60 stopp $49 pluss $10, altså $59 i måneden. Bedriftens inkluderte stopp og pris per ekstra stopp vises i kortet «Slik faktureres du» på faktureringsskjermen.

Med kort, på forhånd. Trykk på Fyll på på faktureringsskjermen, velg et beløp (det foreslåtte varer omtrent en måneds arbeid) eller skriv inn et annet, og betal på en sikker betalingsside. Saldoen oppdateres i løpet av sekunder. Der mva. gjelder, er prisene oppgitt uten mva., og mva. legges til kortbetalingen. Hver betaling har en lenke til kvittering og faktura når den er tilgjengelig.

Det er bare ny ruteplanlegging som settes på pause til det fylles på saldo; ordrer, ruter og sjåfører ute fortsetter som vanlig. For å unngå stopp helt på slutten av en måned kan saldoen i den siste femtedelen av måneden gå under null, med opptil 20 % av månedens prognose. En oransje linje varsler når saldoen bare dekker noen få arbeidsdager.

Ja. Ved en påfylling krysser du av for «lagre kortet mitt for automatisk påfylling». Deretter belastes kortet med beløpet du valgte, hver gang saldoen faller under summen du valgte. Du kan slå det av eller endre beløpene når som helst. Det anbefales, fordi ruteplanleggingen da aldri stopper midt i en arbeidsdag.

Planleggingsveiviseren tilbyr planlegging etter linjene i filen, gruppering etter by eller bydel, etter leveringsområder, lærende AI-planlegging og maksimal utnyttelse. Lærende AI-planlegging bygger linjene ut fra erfaringen fra de siste planleggingene dine; maksimal utnyttelse gjør den samlede arbeidstiden for alle ruter så kort som mulig innenfor kjøretøyenes kapasitet. Metoden du bruker mest, lagres som standard. Se ruteplanlegging.

Ja. En kunde kan ha flere vinduer, for alle dager eller en bestemt ukedag. Sorteringsmetoden kan være full omsortering etter tidsvinduer, og valg avgjør om avreisen utsettes for å spare ventetid, om et stopp som bommer på vinduet sitt, blir liggende på ruten, eller om det flyttes til de utildelte stoppene. Et varsel på rutekortet viser når ikke alle stoppene kan nås innenfor vinduene sine.

Ja. Hver kjøretøytype har en kapasitet i antall, vekt, volum og pallplasser, og planleggingen fyller aldri et kjøretøy utover den. En rute uten kjøretøy bruker kapasitetsgrensene fra innstillingssteget i veiviseren. På rutekortet blir kapasitetsstolpene røde over kjøretøyets kapasitet og oransje under minimum.

Ruteplanleggingen spør først hva som skal skje med dem: legge dem på nye ruter, la dem ligge blant rundens utildelte stopp for manuell plassering, legge hver av dem til nærmeste åpne rute, også ta med låste ruter, eller planlegge alle dagens ordrer på nytt og bare beholde de låste rutene. Lås rutene som allerede har kjørt ut, før du planlegger alt på nytt.

Ja. Dra et stopp fra ett rutekort til et annet, dra flere valgte stopp samtidig, eller dra en markør på kartet over på et stopp i en annen rute. Velg mange stopp med polygon-, sirkel- eller frihåndsverktøyet for å slå dem sammen til en rute. Dobbeltklikk på et stopp på kartet for å sette rekkefølgen på en rute manuelt, og fest et stopp slik at det beholder plassen sin ved neste omsortering.

En runde er en leveringsbølge i løpet av samme dag, for eksempel en morgenrunde og en formiddagsrunde. Hver ordre og rute har en runde, og når en dag har mer enn én runde, viser ordre- og ruteskjermene en fane per runde. En runde som står i en ordrefil, opprettes automatisk med arbeidsdagens tider. Rundens starttid er avreisetiden for en rute uten egen starttid, og sluttiden setter et tak for ankomsten som loves i meldingen ved rutestart.

Ja. Tegn områder på kartet som polygoner, linjer eller sirkler, gi hvert område sin faste sjåfør og lagre dem i maler – én per ukedag. Når planleggingen deler etter områder, fordeles stoppene først etter dagens områder, og ruten i hvert område får sin linje og sjåfør. Last inn leveringer eller kunder som punkter på områdekartet for å sjekke dekningen.

Ruteskjermen redigeres av én bruker om gangen. Hvis noen andre jobber i den, ser du navnet deres, siden når og fra hvilken enhet, med mulighet for å koble dem fra skjermen. Frakoblingen lagrer først arbeidet deres automatisk, og så åpnes skjermen for deg – så snakk med dem før du trykker.

Sjåførene bruker Optiroutes Driver, sjåførappen til OptiRoutes for iPhone og Android. I Kom i gang-veiviseren kan sjåførene også skanne en QR-kode som åpner appen i telefonens nettleser; lagt til på startskjermen åpnes den som en vanlig app. Knappen «Send til sjåførene» lager en WhatsApp-melding med appens adresse. Se sjåførappen.

Kontoret oppretter hver sjåfør med fornavn, e-postadresse og app-passord og gir sjåføren disse opplysningene. En bruker er logget inn på én enhet om gangen: Innlogging på en annen enhet logger ut den første. Etter et passordbytte blir sjåføren logget ut og logger inn igjen med det nye passordet.

Sjåføren ser dagens rute og stopp, starter ruten, navigerer til hvert stopp i Waze eller Apple Maps, rapporterer ankomst og markerer hvert stopp som levert eller ikke levert med begrunnelse. Der bedriften trenger det, innhenter sjåføren signatur og bilder, registrerer innkrevde kontanter og sjekker samt paller, og ved dagens slutt erklærer sjåføren totalene og avslutter dagen.

Ja. Per sjåfør slår du på bilde påkrevd ved levering, signatur påkrevd, mottakers navn påkrevd eller pallrapport påkrevd. Hvert påkrevde punkt hindrer sjåføren i å fullføre leveringen til det er utført. Med digital signatur på følgeseddelen signerer kunden selve følgeseddelen, med opptil tre bilder, merknader og returer. Se leveringsbevis.

Bare hvis du tillater det. Innstillinger avgjør om en sjåfør kan velge et startstopp, slå sammen kunder til ett stopp, endre rekkefølgen på ruten på serveren eller legge til en ordre for en eksisterende kunde. Andre innstillinger avgjør om en sjåfør ser ruter kontoret ikke har lukket ennå, og ruter for kommende dager. Et startstopp krever to innstillinger – selve valget og nålikonet – og virker først etter at ruten er startet. Når en sjåfør hopper over et stopp på eget initiativ, kan en valgfri SMS-rapport varsle lederne med en gang.

Nei. Sjåførene betaler aldri noe. Bedriften betaler for ruteplanleggingstjenesten på nettstedet, per linje, som en bedriftstjeneste. Flere sjåfører gir ikke flere lisenser eller avgifter: Prisen avhenger av de planlagte linjene, ikke av hvor mange sjåfører eller kontorbrukere bedriften har.

På skjermen for distribusjon i sanntid: Velg en sjåfør for å se ruten på kartet, stoppene i rekkefølge, planlagt og faktisk ankomst og statusen for hvert stopp – levert, ikke levert, levert med avvik eller venter. Filtre viser det som ikke er levert, ikke rapportert ennå eller ikke i rute. Se sanntidssporing og utkjøring.

Appen Optiroutes Driver bruker posisjonen til å dele leveringsfremdriften med trafikkledelsen mens en rute er aktiv, også når appen kjører i bakgrunnen. En bedrift kan i tillegg kreve at posisjonen er slått på – tillatelsen «Tillat alltid», GPS på og en fersk posisjon – før appen kan brukes; dette er en innstilling per sjåfør som kontoret styrer.

Kontorbrukere har roller – leder, planlegger, trafikkleder og økonomi – og en leder kan redigere hva hver rolle kan se og endre. For eksempel lander økonomi i kassen, planleggere ser ikke kassen, og fakturering ses bare av en leder eller økonomi. I sjåførprestasjoner ser en sjåfør bare sine egne tall, aldri andre sjåførers navn eller tall.

Hver API-nøkkel får navn etter systemet som bruker den, får bare de tillatelsene den trenger, og kan begrenses til tillatte IP-adresser. En nøkkel vises bare én gang, når den opprettes. Mistenker du at en nøkkel har lekket, tilbakekaller du den og oppretter en ny; tilbakekallingen trer i kraft innen 30 sekunder.

Påfyllinger betales på en sikker betalingsside som åpnes fra faktureringsskjermen. Et kort lagres bare hvis du velger automatisk påfylling når du betaler. Avbryter du på betalingssiden, belastes ingenting, og hver betaling har lenke til kvittering og faktura på faktureringsskjermen når den er tilgjengelig. En refusjon, når den er avtalt med OptiRoutes, vises i aktiviteten og i betalingslisten.

Personvernerklæringen forklarer hvilke data nettstedet og tjenesten samler inn, og hvorfor, og vilkårene og vilkårene for sjåfører dekker tjenesten og sjåførappen. Har du spørsmål om dataene dine, skriv til yoni@optiroutes.com.

Ordrer lastes opp fra Excel- eller CSV-filer. Når ordrer lastes inn fra en server, kan filen være CSV, JSON eller TXT med fast bredde. For hvert systemfelt – adresse, kundenavn, ordrenummer, antall og mer – skriver du filens kolonnenavn én gang i innlesingsinnstillingene; for en TXT-fil tegnposisjonene. Kunder kan også lastes opp fra Excel eller CSV.

Ja. Med automatisk innlesing kommer ordrene inn av seg selv fra firmamappen på filserveren til OptiRoutes – FTP-serveren eller den nye krypterte SFTP-serveren – og systemet kan også planlegge rutene deres, uten et eneste klikk. Ordrer kan også lastes inn fra din egen FTP-server, med filen navngitt etter dagens dato eller den sist oppdaterte filen.

Ja. Fil-API-et flytter ordrefilen inn før planleggingen og de signerte leveringsbevisene, eksportene og rapportene ut etter leveringene, via bedriftens mappe i skyen. Nøklene opprettes av bedriften selv i innstillingene for API og filer. API-veiledningen dekker sikkerhet, alle kall, kodeeksempler og et skript som fungerer som FTP. Se integrasjoner og API-dokumentasjonen.

Ja. Når adressen for leveringsrapporter er fylt ut i innstillingene for sjåførappen, sendes hver leveringsrapport også dit, slik at et annet system i bedriften oppdateres av seg selv. Få adressen fra leverandøren av det andre systemet; et tomt felt sender ingenting. Avsluttede ruter kan også eksporteres til en fil, til din FTP-server eller via API-et.

Sjåførappen åpner hvert stopp i Waze, eller i Apple Maps på iPhone. Med «Naviger etter koordinater» sendes destinasjonen til navigasjonsappen som et nøyaktig punkt i stedet for adresseteksten – nyttig når kundeadressene er unøyaktige. Sammen med tilbudet om å rette kundens adresse ut fra sjåførens posisjon når et stopp fullføres, kommer sjåføren frem til riktig punkt, og adressen er rettet til neste gang.

SMS-meldinger til kunder – forventet ankomst fra ruteskjermen eller sjåførappen, en melding når et stopp er fullført, og en når sjåføren kjører ut – skrives i SMS-innstillingene og bruker bedriftens SMS-saldo. En sporingslenke kan legges til i hver melding. Ruter kan deles med sjåførene som bilde på WhatsApp, og signerte følgesedler sendes på e-post fra bedriftens egen Gmail-konto.