Perencanaan rute untuk distribusi bayar di tempat

Seperti apa hari dalam operasi bayar di tempat?

Di banyak bisnis distribusi, sebagian pelanggan masih membayar kepada pengemudi: toko kelontong kecil, kios, lapak pasar, dan restoran yang membayar tunai atau dengan cek saat pengiriman. Uang itu adalah bagian dari rute. Pengemudi harus tahu pelanggan mana yang membayar, berapa yang harus dibayar masing-masing, dan apa yang harus dilakukan jika pelanggan membayar kurang atau membayar belakangan. Tanpa sistem, semua ini hanya ada di catatan kertas di kabin.

Kantor menangani bagian yang lebih sulit. Saat pengemudi kembali, seseorang harus menerima masing-masing: menghitung uang, memeriksa cek, mencocokkannya dengan tagihan, mengumpulkan surat jalan bertanda tangan dan palet yang dikembalikan, dan mencari tahu mengapa rute 4 kurang beberapa ratus. Lalu petugas pemantauan menyerahkan uang tunai hari itu ke bagian keuangan, bagian keuangan menghitung apa yang diterima dari semua petugas pemantauan, dan bagian akuntansi menginginkan laporan per hari, per pengemudi, dan per bulan.

Setiap langkah adalah peluang munculnya selisih yang tidak dapat dijelaskan siapa pun seminggu kemudian. Tujuannya sederhana: setiap jumlah dicatat satu kali, di sumbernya, dan setiap selisih memiliki alasan dan nama.

Fitur OptiRoutes mana yang paling penting untuk bayar di tempat?

• Pelanggan tunai berdasarkan nama. Pelanggan yang namanya mengandung kata untuk “tunai” — dalam bahasa Anda atau dalam bahasa Ibrani — adalah pelanggan tunai, ditandai dengan simbol mata uang di daftar perhentian pengemudi. Tidak ada hal lain yang perlu diatur.
• Peringatan penagihan saat tiba. Menandai kedatangan di pelanggan tunai membuka peringatan dengan jumlah tagihan sesuai pesanan. Jika pesanan tidak memiliki harga, peringatan menampilkan “jumlah tidak diketahui” dan pengemudi memasukkan jumlah yang ditagih.
• Tunai, cek, dan alasan untuk setiap selisih. Layar penagihan menerima tunai, nilai cek, jumlah lembar cek, dan catatan bebas. Jika jumlah yang ditagih berbeda dari tagihan, aplikasi mewajibkan alasan dari daftar keterangan selisih kas Anda.
• Pernyataan akhir hari. Aplikasi menampilkan total sesuai laporan, dan pengemudi menyatakan apa yang benar-benar dibawanya kembali. Rute kemudian berstatus “menunggu penutupan” di Kas.
• Kas. Dasbor harian dengan setiap rute, jumlahnya, lima pemeriksaan — uang, palet, surat jalan, POD, dan pasokan — dan statusnya: belum kembali, menunggu penutupan, draf, ditutup, ditutup dengan pengecualian, perlu perhatian. Lihat tunai dan tutup hari.
• Menerima pengemudi pelanggan demi pelanggan. Per pelanggan: dokumen dengan tombol V per pemeriksaan (misalnya stempel merah), tunai dan cek yang diterima dibandingkan dengan laporan pengemudi, dan selisih yang terlihat langsung.
• Penutupan oleh petugas pemantauan dan keuangan. Petugas pemantauan menutup harinya dan menyerahkan tunai dan cek ke bagian keuangan; bagian keuangan menutup hari keuangan berdasarkan setiap serah terima petugas pemantauan pada tanggal itu.
• Tanda terima dan konfirmasi lewat e-mail. Setelah hari ditutup, setiap pelanggan pembayar menerima tanda terima berisi jumlah, tanggal, dan rute, dan pengemudi menerima konfirmasi setoran.
• Laporan untuk akuntansi. Laporan rentang tanggal untuk setiap penutupan dengan subtotal harian dan ekspor CSV, serta tabel penutupan keuangan dengan total.

Apa yang terjadi jika hari yang sudah ditutup ternyata salah?

Hari yang sudah ditutup bersifat hanya-baca. Hanya manajer yang dapat membukanya kembali, dengan alasan tertulis; hari kembali ke status draf dengan angka terkini, dan siapa yang membukanya, kapan, dan mengapa dicatat dalam catatan penutupan. Pengguna bagian keuangan dapat menutup tetapi tidak dapat membuka kembali. Setelah hari keuangan suatu tanggal ditutup, penutupan petugas pemantauan pada tanggal itu tidak dapat diubah sampai manajer membuka kembali hari keuangan terlebih dahulu. Setiap penutupan menyimpan siapa yang menutup, kapan, siapa yang menerima pengemudi, setiap jumlah, alasan, dan catatan.

Peran menjaga pekerjaan tetap terpisah: bagian keuangan langsung masuk ke Kas setelah login dan memperbarui penutupan keuangan; petugas pemantauan menerima pengemudi dan menutup harinya sendiri, serta hanya dapat melihat bagian keuangan; manajer dapat melakukan semuanya; perencana tidak melihat Kas.

Bagaimana petugas pemantauan menyerahkan uang tunai ke bagian keuangan?

Setelah petugas pemantauan menerima para pengemudinya, ia menutup harinya sendiri: berapa uang tunai, berapa nilai cek, dan berapa lembar cek yang diserahkannya ke bagian keuangan. Kartu-kartu menampilkan apa yang diterimanya dari pengemudi yang ditutup pada tanggal itu, rute yang belum diterima dicantumkan dengan warna merah, dan selisih memerlukan alasan tertulis. “Tutup ke akuntansi” menyerahkan persis apa yang diterima dari para pengemudi hari ini dan menutup hari petugas pemantauan dengan satu ketukan.

Bagian keuangan kemudian melaporkan apa yang benar-benar diterimanya dalam tutup hari keuangan — satu per hari, berdasarkan setiap serah terima petugas pemantauan pada tanggal itu. Laporan bulanan untuk akuntan cukup dengan satu ekspor CSV dari tabel penutupan keuangan, dengan tunai dan cek terpisah, jumlah, selisih, dan alasan.

KPI apa yang perlu dipantau operasi bayar di tempat?

Contoh ilustrasi dengan angka fiktif untuk distributor yang 10 pengemudinya menagih tunai setiap hari. Ini bukan klaim tentang pelanggan OptiRoutes mana pun.

Bagaimana memulai bayar di tempat di OptiRoutes?

Tambahkan kata untuk “tunai” ke nama pelanggan tunai Anda, cantumkan harga pada pesanan mereka agar jumlah tagihan diketahui, dan siapkan alasan selisih kas di Pengaturan → Keterangan siap pakai. Isi e-mail di kartu setiap pelanggan tunai jika Anda ingin mengirim tanda terima. Lalu jalankan satu hari melalui uji coba — gratis 3 hari, hingga 50 alamat per hari, tanpa kartu.

Pertanyaan yang sering diajukan