Pobiranje gotovine in zaključek dneva voznika

Kako poteka pobiranje gotovine, od stranke do poročila?

1. Gotovinske stranke so označene

   Stranka, katere ime vsebuje besedo za gotovino v katerem koli od 34 jezikov, je gotovinska stranka; trgovina »Cash & Carry« se ne šteje. Ničesar drugega ni treba nastaviti.

2. Voznik pobere plačilo

   Pri stranki aplikacija prikaže znesek za plačilo iz naročila, voznik pa zabeleži gotovino, čeke in število čekov. Razlika zahteva razlog.

3. Voznik poda izjavo

   Ob koncu dneva voznik izjavi, kaj prinaša nazaj, pot pa na blagajni dobi stanje »čaka na zaključek«.

4. Blagajna prevzame voznika

   Blagajna stranko za stranko odkljuka dokumente, potrdi zneske ter prešteje palete in plastične zaboje, nato pa zaključi voznikov dan.

5. Dispečer in finance zaključijo

   Dispečer denar preda finančni službi, ta zabeleži, kaj je prejela, računovodstvo pa zažene poročilo za obdobje.

Vsaka številka se izračuna enkrat na strežniku, zato se nadzorna plošča, zaslon zaključka in poročilo nikoli ne razhajajo. Zneski so prikazani v valuti podjetja, ki jo izberete v podatkih o podjetju.

Nadzorna plošča blagajne

Prvi zavihek blagajne navaja vse poti dneva s stanjem zaključka. Osem kartic povzame dan: poti, zaključene, še niso vrnjene, pričakovano, sporočeno, prejeto, razlike in zaključki z izjemami. Polje z opozorili po poteh in voznikih zbere vse, kar je treba urediti – razlike v gotovini, manjkajoče palete, dostave, ki niso zaključene v POD, in nedostavljene postanke.

Vsaka vrstica ima pet preverjanj – denar, palete, dobavnice, POD in dobava –, prikazanih zeleno (v redu), rdeče (razlika) ali modro (še ni preverjeno). Dokler voznik ne izjavi konca dneva, preverjanja namesto ničle kažejo pomišljaj, ker še ni nič preverjeno. Nadzorna plošča se osveži sama vsako minuto, vsak stolpec pa je mogoče razvrstiti in filtrirati.

Prevzem voznika stranko za stranko

Zaslon zaključka voznika je zasnovan za tablico v skladišču. Navaja stranke poti po vrstnem redu postankov, vsako z oznako POD, plačilom (pričakovano, sporočeno od voznika in prejeto) in majhno kljukico za vsako opravljeno preverjanje. Dotik stranke odpre ploščo z vsakim dokumentom in velikim gumbom s kljukico za vsako preverjanje – na primer rdeči žig in žig; lastna preverjanja dodate v nastavitvah pripravljenih opomb.

Za gotovinsko stranko plošča sprejme gotovino, čeke, število čekov in opombo k čekom, ki so izpolnjeni po voznikovem poročilu, dokler ne vnesete česa drugega, ob njih pa je sprotna razlika. Seštevki poti so vsota strank in se nikoli ne vnašajo ročno. Hitri filtri prikažejo vse stranke, še nepreverjene, gotovinske stranke ali stranke s težavami. Voznikovi dvigi in stroški dneva so prikazani za kontekst, ker pogosto pojasnijo razliko v gotovini.

Palete, plastični zaboji in razlogi za razlike

Kadar je poročanje o paletah vklopljeno, voznik zabeleži palete, prevzete na vsakem postanku, blagajna pa vnese, koliko se jih je vrnilo glede na to pričakovanje; razlika se označi in ima lahko opombo. Plastični zaboji se štejejo kot prejeti, voznikova številka pa je prikazana v vednost. Vsaka razlika v gotovini zahteva razlog, preden je dan mogoče zaključiti – izberete ga z enim dotikom med pripravljenimi razlogi za razlike ali ga vpišete. Sporočilo pod gumbom za zaključek natančno pove, kaj še manjka: razlog za razliko, ime osebe, ki je prevzela voznika, ali kljukica za potrditev. Opombe k zaključku sprejmejo pripravljene opombe za zaključek dneva – vsak klik doda eno – ali prosto besedilo.

Zaključek, ponovno odprtje in predaja finančni službi

Potrdi in zaključi dan dokončno zaklene voznikov dan; Shrani osnutek ohrani vneseno in ga pusti odprtega. Shrani se: kdo je zaključil, kdaj, kdo je prevzel voznika, vsak znesek, razlog in opomba. Zaključen dan je samo za branje. Če voznikova poročila prispejo po zaključku, lahko vodja dan ponovno odpre s pisnim razlogom, podatek o tem, kdo ga je ponovno odprl, kdaj in zakaj, pa se zapiše v opombe zaključka.

Ko dispečer prevzame svoje voznike, zaključi svoj dan: koliko gotovine, koliko v čekih in koliko čekov preda finančni službi, z razlogom za morebitno razliko. Zaključi za računovodstvo to opravi z enim dotikom, natanko s tem, kar je bilo prejeto od voznikov. V zaključku dneva finančne službe ta zabeleži, kaj je dejansko prejela, v primerjavi s predajo vsakega dispečerja; ko je zaključen, ga mora vodja ponovno odpreti, preden se lahko spremeni kateri koli zaključek dispečerja za ta datum.

Samodejno se pošljeta dve e-pošti: po zaključku dneva vsaka stranka, ki je plačala, prejme potrdilo z zneskom, datumom in potjo, ob zaključku pa voznik prejme potrdilo o pologu s predanimi zneski, podatkom o tem, kdo jih je prejel, in časom.

Poročila za računovodstvo

Poročilo za obdobje navaja vse zaključke voznikov med dvema datumoma, eno vrstico na pot in dan, z dnevnimi vmesnimi seštevki in seštevki sporočenega, prejetega in razlik. Izvozi CSV ga prenese za Excel z zneski kot števili, z dodatnimi stolpci, ki jih preglednica nima – ločeno gotovino in čeke, razlog za razliko in osebo, ki je prevzela voznika. Preglednica zaključkov finančne službe ponuja enako za dneve finančne službe, do 92 dni naenkrat; mesečna datoteka za računovodjo je obdobje enega meseca in en klik. Za mesec enega voznika izberite mesec, filtrirajte stolpec voznikov in izvozite natanko te vrstice.

Kdo kaj počne na blagajni

Dispečer prevzema voznike in zaključi svoj dan, finančni del pa vidi samo za branje. Finančna služba po prijavi pristane na blagajni, zaključuje dneve voznikov in dan finančne službe. Vodja lahko počne vse, vključno s ponovnim odpiranjem zaključenih dni. Načrtovalci blagajne ne vidijo. Osebje, ki voznike sprejema na dvorišču, lahko dela tudi s telefona ali tablice: uporabnik z dostopom do blagajne se prijavi v aplikacijo za voznike in tam dobi seznam dni za blagajnika in zaslon zaključka.

Pogosta vprašanja