---
title: "Phần mềm bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD) | OptiRoutes"
description: "Khách hàng ký phiếu giao hàng trong ứng dụng tài xế, kèm ảnh, ghi chú và hàng trả lại. Phiếu đã ký được gửi email theo quy tắc và lưu trữ ZIP theo ngày."
url: https://optiroutes.com/vi/features/proof-of-delivery/
lang: vi-VN
updated: 2026-10-24
---

# Bằng chứng giao hàng: phiếu đã ký, ảnh và kho lưu trữ

OptiRoutes thu thập bằng chứng giao hàng trong ứng dụng tài xế: khách hàng ký phiếu giao hàng trên điện thoại của tài xế, kèm tối đa ba ảnh, ghi chú và hàng trả lại. Tệp PDF đã ký được lưu cùng đơn hàng, gửi email đến các địa chỉ bạn chọn cho mọi chữ ký, cho phiếu có ghi chú hoặc có hàng trả lại, và có thể tải xuống cho bất kỳ ngày nào dưới dạng một tệp ZIP.

## Trong OptiRoutes, điều gì được tính là bằng chứng giao hàng?

Bằng chứng giao hàng (POD) là hồ sơ ghi nhận lượt giao đã đến tay khách hàng và những gì đã được bàn giao. OptiRoutes hỗ trợ nhiều cấp độ, có thể kết hợp và đặt riêng cho từng tài xế:

| Yêu cầu | Tài xế làm gì |
| --- | --- |
| Bắt buộc chụp ảnh khi giao hàng | Chụp ảnh phiếu giao hàng. |
| Bắt buộc có chữ ký khi giao hàng | Người nhận ký trên màn hình điện thoại. |
| Bắt buộc tên người nhận | Ghi lại tên người đã nhận hàng. |
| Bắt buộc báo cáo pallet | Báo cáo số pallet đã thu; số 0 cũng là một báo cáo. |
| Chữ ký số trên phiếu giao hàng | Khách hàng ký ngay trên phiếu giao hàng trong ứng dụng, kèm ảnh, ghi chú và hàng trả lại. |

Mỗi công tắc “bắt buộc” ngăn tài xế hoàn tất lượt giao cho đến khi thực hiện xong, nên lượt giao được báo cáo về văn phòng luôn kèm đúng bằng chứng bạn yêu cầu. Với khách hàng cần phiếu có chữ ký, có thể bật “bắt buộc có chữ ký” và “bắt buộc tên người nhận” cho các tài xế phục vụ họ.

## Chữ ký số trên phiếu giao hàng hoạt động như thế nào?

Bật chữ ký số trong cài đặt ứng dụng tài xế, và khách hàng sẽ ký chứng từ trên điện thoại của tài xế. Chứng từ đến ứng dụng theo hai cách:

- **Phiếu giao hàng của chính đơn hàng** — hệ thống của bạn đặt một tệp PDF cho mỗi số đơn hàng vào thư mục POD của công ty, qua Files API hoặc máy chủ tệp, và khách hàng ký đúng chứng từ đó.
- **Mẫu ký trống của bạn** — khi đơn hàng không có tệp phiếu riêng, khách hàng ký trên một tệp PDF phiếu trống của doanh nghiệp bạn, chỉ cần tải lên một lần trong phần cài đặt.

Để khách hàng chỉ ký trên chứng từ gốc, hãy bật **chặn ký khi thiếu tệp phiếu giao hàng gốc**: không có tệp thì tài xế không thể mở màn hình ký. Để mọi chữ ký đều có vị trí, hãy bật **chặn ký khi GPS đang tắt**. Trong **các trường hiển thị khi ký**, bạn liệt kê các trường của đơn hàng — ví dụ số đơn hàng, số lượng hoặc số tiền — mà tài xế và khách hàng thấy trên màn hình ký.

Khi giao hàng, khách hàng ký kèm tối đa ba ảnh, ghi chú và hàng trả lại. Ở nơi sóng yếu, **gửi chữ ký ngầm** cho phép tài xế đi tiếp ngay trong khi chữ ký được gửi đi phía sau; nếu máy chủ không chấp nhận chữ ký, ứng dụng sẽ gửi lại và liệt kê vào cuối ngày cho đến khi chữ ký đến nơi.

*Khách hàng ký phiếu giao hàng trên điện thoại của tài xế.*

## Thiết lập bằng chứng giao hàng

1. **Chọn các yêu cầu** — Trên màn hình tài xế, bật ảnh, chữ ký, tên người nhận hoặc báo cáo pallet cho những tài xế cần.
2. **Bật chữ ký số** — Trong cài đặt ứng dụng tài xế, đánh dấu chữ ký số trên phiếu giao hàng và liệt kê các trường hiển thị khi ký.
3. **Tải lên mẫu trống** — Chọn tệp PDF phiếu giao hàng trống của bạn; tệp được lưu ngay khi bạn chọn.
4. **Thiết lập chuyển email** — Điền địa chỉ cho mọi chữ ký, chữ ký có ghi chú và chữ ký có hàng trả lại, cùng tài khoản Gmail gửi đi và mật khẩu ứng dụng của tài khoản đó.
5. **Thử nghiệm với một tài xế** — Tài xế nhận cài đặt mới khi đăng nhập, vì vậy hãy nhờ một tài xế đăng xuất rồi đăng nhập lại và ký thử một lượt giao trước khi thông báo cho mọi người.

## Phiếu giao hàng đã ký được gửi đi đâu?

Phiếu đã ký được gửi email tự động, với ba địa chỉ nhận để mỗi phiếu đến đúng người xử lý:

- **Mọi chữ ký** — một địa chỉ nhận bản sao của mọi phiếu đã ký, ví dụ hộp thư của bộ phận hỗ trợ hoặc hộp thư lưu trữ.
- **Chữ ký có ghi chú** — cho người theo dõi ghi chú của khách hàng.
- **Chữ ký có hàng trả lại** — cho người xử lý hàng trả lại và phiếu ghi có.

Email được gửi từ chính tài khoản Gmail của doanh nghiệp bạn, mang tên doanh nghiệp bạn, sử dụng mật khẩu ứng dụng Google mà bạn tạo trong cài đặt bảo mật của Google — không bao giờ dùng mật khẩu thông thường của tài khoản. Bản sao của mọi phiếu đã ký cũng được lưu trong thư mục của công ty, nơi hệ thống của bạn có thể lấy về.

## Ghi chú và hàng trả lại luôn nhất quán

Một phiếu đã ký chỉ hữu ích bằng những dòng chữ đi kèm. Tài xế chọn ghi chú giao hàng và ghi chú hàng trả lại từ các danh sách soạn sẵn do văn phòng duy trì, thay vì mỗi lần lại gõ một cách diễn đạt mới, nhờ đó các báo cáo có thể so sánh giữa các tài xế và giữa các tuần. Các danh sách được chỉnh sửa trong phần cài đặt, có thể sắp xếp lại và ẩn đi mà không cần xóa, và được chuyển đến ứng dụng khi tài xế đăng nhập. Chữ ký đi kèm hàng trả lại được gửi email đến địa chỉ hàng trả lại, để người lập phiếu ghi có thấy ngay trong ngày.

## Tìm lại POD về sau

Bằng chứng chỉ hữu ích khi bạn tìm được nó lúc khách hàng hỏi. OptiRoutes cung cấp nhiều cách để tìm lại phiếu đã ký:

- **Điều phối trực tiếp** — điểm dừng được đóng kèm phiếu giao hàng hiển thị biểu tượng tài liệu; một cú nhấp sẽ mở tệp POD trong thẻ mới.
- **Báo cáo giao hàng** — báo cáo của tài xế kèm mặt hàng liệt kê những gì đã báo cáo tại từng điểm dừng và mở phiếu giao hàng đã ký.
- **Kho lưu trữ POD** — trên màn hình tài xế, chọn một ngày và tải xuống mọi chứng từ giao hàng đã ký của công ty trong ngày đó dưới dạng một tệp ZIP.
- **Files API** — phần mềm của bạn liệt kê và tải xuống các tệp POD của một ngày, riêng tệp PDF đã ký, chữ ký và ảnh, hoặc cả ngày trong một tệp ZIP; xem [tích hợp](https://optiroutes.com/vi/integrations/).

Tệp đã ký được lưu theo ngày trong thư mục của công ty, đặt tên theo số đơn hàng, nên mỗi chứng từ đều có thể truy ngược về đơn hàng tương ứng.

## Kiểm tra POD vào cuối ngày

POD là một phần của việc chốt ngày, không phải một việc vặt riêng biệt. Tại quầy thu ngân, mọi khách hàng trên tuyến đều có nhãn POD — xanh lá khi đã đóng, đỏ khi đã giao mà không có POD, xám khi chưa giao — và ô cảnh báo tập hợp các lượt giao chưa đóng trong POD theo tuyến và tài xế. Luồng công việc trong ngày trên màn hình chính và đánh giá theo kỳ đếm các lượt giao bị lỗi ký hoặc không có phiếu giao hàng, nên khoản thiếu được phát hiện ngay sáng hôm sau thay vì đến cuối tháng. Chính ứng dụng tài xế cũng liệt kê, trước khi cho phép chốt ngày, mọi đơn hàng đã giao mà không tìm thấy phiếu đã ký trên máy chủ.

## Gửi báo cáo giao hàng về hệ thống của bạn

Bên cạnh chứng từ, mọi báo cáo giao hàng có thể được đẩy sang một hệ thống khác của bạn. Hãy điền **địa chỉ nhận báo cáo giao hàng** trong cài đặt ứng dụng tài xế, và mỗi báo cáo cũng được gửi đến đó, để ERP hoặc cổng khách hàng của bạn tự động cập nhật. Tài xế cũng có thể chia sẻ phiếu giao hàng đã ký ngay từ điện thoại khi khách hàng muốn có bản sao tại chỗ.

Bật chữ ký số trong thời gian dùng thử miễn phí và ký phiếu giao hàng đầu tiên trên điện thoại.

[Dùng thử miễn phí](https://glob-a.optiroutes.com/auth/register?utm_source=site&utm_medium=cta&utm_campaign=features-proof-of-delivery)

## Câu hỏi thường gặp

### Khách hàng có thể ký trên chính phiếu giao hàng của chúng tôi, không phải biểu mẫu chung không?

Có. Khi hệ thống của bạn cung cấp tệp PDF cho mỗi đơn hàng, khách hàng ký trên chứng từ đó. Khi không có, khách hàng ký trên mẫu trống của bạn.

### Tài xế có thể đính kèm bao nhiêu ảnh?

Với chữ ký số trên phiếu giao hàng, khách hàng ký kèm tối đa ba ảnh, cùng ghi chú và hàng trả lại.

### Ai nhận được phiếu đã ký?

Tối đa ba địa chỉ do bạn đặt: một cho mọi chữ ký, một cho chữ ký có ghi chú và một cho chữ ký có hàng trả lại. Phiếu được gửi từ chính tài khoản Gmail của bạn.

### Tôi có thể tải xuống mọi POD của một ngày cùng lúc không?

Có. Kho lưu trữ POD trên màn hình tài xế tải xuống mọi chứng từ đã ký của ngày được chọn dưới dạng ZIP, và Files API cung cấp cùng kho lưu trữ đó cho phần mềm của bạn.

### Nếu tài xế không có sóng khi khách hàng ký thì sao?

Khi bật gửi ngầm, tài xế đi tiếp và chữ ký được gửi khi có thể. Những chữ ký máy chủ không chấp nhận sẽ được gửi lại và liệt kê vào cuối ngày.

---

OptiRoutes · 1235 Jefferson Ave, Redwood City, CA 94062, USA · yoni@optiroutes.com · https://optiroutes.com/vi/